2026-09-09、
早いもので、今年ももう九月です。 これから寒い季節になりますので、癌の手術（2年前）後、自律神経の自動コントロールがうまく機能しなくなっていますので、すぐに体調を崩しやすく、ちょっと心配です。
ある会社で、長年、北海道の入札申請（物品・役務）の期限管理をしていて、担当者に申請の知らせをする役を担っていましたが、ちょっと、AIを使って、機能アップを試みました。
最初、Microsoft社の「Access」で作るか、「EXCEL」で作るか、AIに相談すると数十件くらいまでなら、わざわざAccessを使わずに、EXCELで十分ですと言われ、「はいそうですか」とばかりに、本当はAccessの方が得意なのですが、AIの意見に同意です。
EXCELですので、プログラムがわからない人でも扱えるので、私が居なくなっても、使い続けることができることを優先しました。
今回使った生成AIは：Perplexity
＜質問内容１＞
今 北海道の 入札申請をエクセルの表で管理しているが、市区町村によって申請のタイミング 申請の有効年度がバラバラなので、毎年申請の前年末までに申請書を作成して提出する。毎年 秋口にどこに申請を出すのかを管理する Accessのシステムか、エクセルの表でアラームを表示して管理でないか？ 何かいい方法はないか
この様なとんでもなく内容を端折った質問でも、業務をAIが理解している場合は、とんでもなくタブを複数つかった立派な管理帳票を作ってくれたが、立派すぎて、もっと機能を削ってくれないかと、注文つけて再度、質問しました。
＜質問内容２＞
次の年に該当の申請が必要な市区町村が分かれば一番いいので、シンプルな管理表で良い
すると、
EXCELの帳票をサンプル付きで。再度出力してくれました。ダウンロードして、EXCELを開いて、管理している市区町村の情報を入力するだけで、今年何件と色分けして表示してくれるようになりますので、大変便利です！！
1シートだけのシンプル版を作りました。「どこに申請を出す年か」だけが分かる作りです。
市区町村・発注機関／申請区分／資格の有効期限（令和7・8年度なら 2027/3/31）。
これだけで残りは自動です。
■自動で出るもの
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次回の申請時期 — 有効期限の前年の秋〜冬（例：期限 2027/3/31 → 「2026年 秋〜冬に申請」）
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判定 — 今年 申請／来年 申請／待機／申請済み／期限切れ? を年度で自動判定。
今は2026年度なので、期限 2027/3/31 の先はすべて「今年 申請」（橙色）、2028/3/31 の先は「来年 申請」（黄色）になります -
件数カード — 今年 申請5件／来年 申請4件／申請済み1件（記入例の状態）
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色分け — 橙＝今年、黄＝来年、緑＝申請済み、赤＝要確認
見出し行のフィルタで「今年 申請」だけに絞れば、その年に申請書を作る先の一覧になります。出したら状態を「申請済み」に変え、資格が取れたら有効期限を次の年度末に書き換えるだけで、翌サイクルも自動で判定されます。
なお、多くの市町村は北海道市町村入札参加資格共同審査に一括化されているので、共同審査の行を1〜2行にまとめ、独自受付の市町村だけ個別に並べると50件がかなり圧縮できます。
この様に、今さらだが「EXCEL」で管理帳票を作ることさもできない、きわめて「能力の低い社員」でも、「生成AI」に任せると、上記の様な管理帳票を作ってくれますので、初心者？の方は試して活用してみてください。