第４回　マイクロソフト　ACCESS（アクセス）でデータベースを作成　検索・抽出処理

9年前

第４回で、本日は、「検索・抽出」表示処理です。
マイクロソフト　ACCESS（アクセス）でデータベースを作成　検索・抽出処理

これは開発者の立場から云うと、EXCELでデータベースを自分で作成している方に多いのですが、ACCESSなどでデータベースを作成して、「これを使いなさい」と云うと非常に抵抗をしめす方が、けっこう多くいます。

＜Excel使いの限界＞
なぜなら、「EXCELの表」で一覧管理していた時のように簡単にある特定のデータを「自分の思うように探しだせなくなる」からです。EXCELの場合は、横に長い一覧で表示されます。そして「EXCEL使い」の方は、これを見ないと安心できないんですね？。

「EXCEL使い」の方は、どんなに頑張っても、データを大量の「セル」でしか管理することができますんので、データが多くなればなるほど、収集がつかなくなり、困ってしまう状態になるのですが、じゃ、Accessを使用してなんとかしようとは。。。。思わないようです。

■ACCESSでデータベースを管理する画面を作成すると、例えば、顧客管理をする業務では、通常、顧客単位に画面に表示して処理します。

そこで今回は、「EXCEL」から「ACCESSデータベース」に移行した時、「EXCEL使い」を安心させてあげることができる検索・抽出方法を複数紹介します。

何万件データが登録されていても、効率よく個々のデータを読み出すことが可能です。顧客データなどを管理する保守画面などで、有効ではと思います。

＜注意事項＞——————————————————-
本連載の「知識レベル」は、
・「ACCESS」の画面、帳票等をウイザードを使用して、画面や帳票が作成することができる。
・あと「ボタン」の取り付け方等も理解している。
・データ「テーブル」を定義して、画面のウイザードで、項目を画面上に生成できる。
これ以下の操作レベルですと、「説明する内容を記載する部分が何ページあっても足りません」ので勘弁してください。簡単な書籍を購入して、まず操作を覚えてからにして下さい。
———————————————————————

１．検索・抽出処理

せっかくデータを登録しても、欲しい任意のデータを1件探しだして表示する事ができないと不便ですので、まずその方法について、色々な処理方法を記載しますので、参考にして下さい。

１）一発で該当データを1件だけ検索・抽出して表示する。

データベースのキー項目を入力すると、該当データを1件表示してくれますので、重複を許さないキー、例えば顧客管理Noなど使用する場合に有効です。

「検索」ボタンをクリックされた時のサンプルでクリック時の「イベント　プロシージャ」内に記述するだけです。

DoCmd.ShowAllRecordsDoCmd.ApplyFilter “”, “[Forms]![顧客データ保守フォーム]![管理番号検索]=[顧客データ]![顧客CD]”

Private Sub 顧客CD検索_Click()
On Error GoTo 顧客CD検索_Err

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

DoCmd.ShowAllRecords
DoCmd.ShowAllRecordsDoCmd.ApplyFilter "", "[Forms]![顧客データ保守フォーム]![管理番号検索]=[顧客データ]![顧客CD]"

顧客CD検索_Exit:
    Exit Sub

顧客CD検索_Err:
    MsgBox Err.Description
    Resume 顧客CD検索_Exit

End Sub

Private Sub 顧客CD検索_Click()

On Error GoTo 顧客CD検索_Err

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

DoCmd.ShowAllRecords

DoCmd.ShowAllRecordsDoCmd.ApplyFilter "", "[Forms]![顧客データ保守フォーム]![管理番号検索]=[顧客データ]![顧客CD]"

顧客CD検索_Exit:

Exit Sub

顧客CD検索_Err:

MsgBox Err.Description

Resume 顧客CD検索_Exit

End Sub

フォームの検索欄に入力された管理番号で、顧客データの顧客CDと一致するデータを呼び出す。
簡単でしょ。大事な所はたった２行です。
これをコピーして貼り付けて、フォーム上の名前とデータの名称を書き換えれば完成です。

＜補足＞
・解除ボタンをクリックしたときのコードは下記の3行です。

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
DoCmd.ShowAllRecords
Forms!顧客データ保守フォーム!管理番号検索 = “”

Private Sub 検索解除_Click()
On Error GoTo 検索解除_Err

    DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
    DoCmd.ShowAllRecords
    Forms!顧客データ保守フォーム!管理番号検索 = ""

検索解除_Exit:
    Exit Sub

検索解除_Err:
    MsgBox Err.Description
    Resume 検索解除_Exit

End Sub

Private Sub 検索解除_Click()

On Error GoTo 検索解除_Err

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

DoCmd.ShowAllRecords

Forms!顧客データ保守フォーム!管理番号検索 = ""

検索解除_Exit:

Exit Sub

検索解除_Err:

MsgBox Err.Description

Resume 検索解除_Exit

End Sub

２）ドロップダウンリストより選択後、照会ボタンで絞り込んだもう一つの一覧画面を表示する。

例えば、あるマンションで絞り込むと、顧客データが２２件存在します。
この２２件のみ入力処理したい場合、登録件数の上の三角マークで、個別データを切り替えれば、一件づつ呼び出さなくても処理できます。

ある、まとまった属性のデータのみに修正入力したい場合に有効ではないでしょうか。

このような検索・抽出処理を入力・登録処理画面に本当に必要な物だけ付け加えてあげれば、ほとんどのデータを簡単に呼び出すことができますので、大変便利なデータベースになります。

MS顧客照会ボタンをクリックした時の「イベント　プロシージャ」に記述するコードです。

Private Sub コマンド215_Click()
On Error GoTo Err_コマンド215_Click

    Dim stDocName As String
    Dim stLinkCriteria As String

    stDocName = "FS_顧客データ（マンション照会用）フォーム"
    DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_コマンド215_Click:
    Exit Sub

Err_コマンド215_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_コマンド215_Click
    
End Sub

Private Sub コマンド215_Click()

On Error GoTo Err_コマンド215_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "FS_顧客データ（マンション照会用）フォーム"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_コマンド215_Click:

Exit Sub

Err_コマンド215_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_コマンド215_Click

End Sub

例えば、マンション名で絞り込んだ一覧が表示されて、選択すると該当データを表示する。
■顧客データ検索（ﾏﾝｼｮﾝ照会用）サブフォーム

該当データをクリックすると、保守画面に表示されるようにしています。

「読出」ボタンか、「部屋番号」をダブルクリックした時に、記述する「イベント　プロシージャ」

Private Sub コマンド20_Click()
On Error GoTo Err_コマンド20_Click
  
    If IsLoaded("顧客データ保守フォーム") Then
        Call Form_顧客データ保守フォーム.Find_Record(Me!顧客CD)
    End If
    DoCmd.Close acForm, "顧客データ検索（ﾏﾝｼｮﾝ照会用）サブフォーム"
    
Exit_コマンド20_Click:
    Exit Sub
    
Err_コマンド20_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_コマンド20_Click
    
End Sub

Private Sub コマンド20_Click()

On Error GoTo Err_コマンド20_Click

If IsLoaded("顧客データ保守フォーム") Then

Call Form_顧客データ保守フォーム.Find_Record(Me!顧客CD)

End If

DoCmd.Close acForm, "顧客データ検索（ﾏﾝｼｮﾝ照会用）サブフォーム"

Exit_コマンド20_Click:

Exit Sub

Err_コマンド20_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_コマンド20_Click

End Sub

■Find_Recordの関数の定義は、顧客データ保守フォームの「イベント　プロシージャ」内に記述しておく。

Public Sub Find_Record(i As Long)
On Error GoTo Err_Find_Record

    If Nz(i) = 0 Then Exit Sub
    
    Me.SetFocus
    Me!顧客CD.SetFocus
    DoCmd.FindRecord i, acAnywhere, False, acDown, False, , True

Exit_Find_Record:
    Exit Sub

Err_Find_Record:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_Find_Record
    
End Sub

Public Sub Find_Record(i As Long)

On Error GoTo Err_Find_Record

If Nz(i) = 0 Then Exit Sub

Me.SetFocus

Me!顧客CD.SetFocus

DoCmd.FindRecord i, acAnywhere, False, acDown, False, , True

Exit_Find_Record:

Exit Sub

Err_Find_Record:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Find_Record

End Sub

３）あいまい検索処理１

電話番号、かな名など、途中の連続する文字や数字を入力して、右の「逆三角マーク」を押すと、ドロップダウンリストに入力した文字に該当する候補を複数表示してくれます。

入力した文字数（あいまい度）によって、ドロップダウンリストに絞り込んだデータの数が変化しますが、大体ほしいデータが発見できると思います。

部分一致検索になります。

ヵナ名の「逆三角マーク」をクリックされた時のサンプル「イベントプロシージャ」です。

Private Sub ふりがな検索コンボ_AfterUpdate()
On Error GoTo ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Err

   '現在行を確定する
    DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
      
  ' ｺﾝﾄﾛｰﾙの値と一致するﾚｺｰﾄﾞを検索する
    Me.RecordsetClone.FindFirst "[顧客ＣＤ] = " & Me![ふりがな検索コンボ]
    Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark
    Me![顧客名].Requery
    
    
ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Exit:
    Exit Sub

ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Err:
    MsgBox Err.Description
    Resume ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Exit
    
 End Sub

Private Sub ふりがな検索コンボ_AfterUpdate()

On Error GoTo ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Err

'現在行を確定する

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

' ｺﾝﾄﾛｰﾙの値と一致するﾚｺｰﾄﾞを検索する

Me.RecordsetClone.FindFirst "[顧客ＣＤ] = " & Me![ふりがな検索コンボ]

Me.Bookmark = Me.RecordsetClone.Bookmark

Me![顧客名].Requery

ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Exit:

Exit Sub

ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Err:

MsgBox Err.Description

Resume ふりがな検索コンボ_AfterUpdate_Exit

End Sub

４）あいまい検索処理２

部分一致検索になります。
入力した文字で、あいまい検索処理をして、絞り込んだもう一つの一覧画面を表示する。

入力した文字数（あいまい度）によって、検索表示したデータの量が変化しますが、大体ほしいデータが発見できると思います。

一覧表示する目的は、ある項目のみでは、探しても「特定」できない場合、複数の項目を表示して該当データを探す必要がある場合に有効です。

■保守画面の方で、名前等を入力（部分一致検索）して、「請求データ読出」ボタンをクリックすると、次の画面で、検索された該当のデータが表示されます。

On Error GoTo Err_コマンド130_Click

    Dim stDocName As String
    Dim stLinkCriteria As String
    
    '明細画面情報ｾｰﾌﾞ処理
    DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
        
    stDocName = "F_請求データ一覧読出（ユーザ名あいまい検索）フォーム"
    DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_コマンド130_Click:
    Exit Sub

Err_コマンド130_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_コマンド130_Click

End Sub

On Error GoTo Err_コマンド130_Click

Dim stDocName As String

Dim stLinkCriteria As String

'明細画面情報ｾｰﾌﾞ処理

DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord

stDocName = "F_請求データ一覧読出（ユーザ名あいまい検索）フォーム"

DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_コマンド130_Click:

Exit Sub

Err_コマンド130_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_コマンド130_Click

End Sub

■ユーザー名をクリックすると、保守画面に該当データが表示されます。

Private Sub ユーザ名_Click()
On Error GoTo Err_ユーザ名_Click
  
    If IsLoaded("F_請求書データ保守フォーム") Then
    
        Call Form_F_請求書データ保守フォーム.Find_Record(Me!請求書管理番号)
        
    End If
    
    DoCmd.Close acForm, "F_請求データ一覧読出（ユーザ名あいまい検索）フォーム"
    'DoCmd.Minimize
    
Exit_ユーザ名_Click:
    Exit Sub
    
Err_ユーザ名_Click:
    MsgBox Err.Description
    Resume Exit_ユーザ名_Click

End Sub

Private Sub ユーザ名_Click()

On Error GoTo Err_ユーザ名_Click

If IsLoaded("F_請求書データ保守フォーム") Then

Call Form_F_請求書データ保守フォーム.Find_Record(Me!請求書管理番号)

End If

DoCmd.Close acForm, "F_請求データ一覧読出（ユーザ名あいまい検索）フォーム"

'DoCmd.Minimize

Exit_ユーザ名_Click:

Exit Sub

Err_ユーザ名_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_ユーザ名_Click

End Sub

・第１回　ACCESS（アクセス）データベース作成ソフトについて
・第２回　ACCESS（アクセス）データベース作成ソフトについて
・第３回　ACCESS　2007の情報
・第４回　ACCESS　トラブル対処の情報１「mdbが壊れてしまった時」
・第５回　ACCESSを「ファイル共有」で使用する場合の注意事項
・第６回　ACCESS　トラブル対処の情報２「メモリ不足」エラーについて
・第７回　ACCESSで Jet 4.0 データベースの動作環境を最適に保つ方法
・第８回　Access 2000とMSDEを利用してクライアント／サーバーシステムを構築する
・第９回　ACCESS　2010の情報
・第10回　Access2000（mdb）からAccess2010（accdb）に変換する