マイクロソフトの「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用する。

当サイトのキーワードの「アクセス解析」実施すると、「Access、2007、Runtime」等のキーワードで検索されている方が、毎日、大勢いらっしゃいますが、「何がしたいのか?」キーワードからは、私の頭が悪いせいなのか、さっぱり読めません。

確かに、EXCELと違いますので、ちょっと敷居が高いかもしれませんが、EXCELで「関数」、「マクロ」まで操作できる「知能」をお持ちの方なら、全然、問題なく学習できると思います。
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Excelで表計算データのドキュメントを自分でもうクリエイトしているのですから、そのデータをAccessの「テーブル」に取り込んで、基本データとして、画面や帳票を作成していけばいいだけです。 ウイザードがありますので、一から、一つ、一つ、項目を画面や帳票に定義しなくても、ちゃんと表示されますので、後は、自分で、細かなレイアウトの修正を行うだけです。 そして、出来上がったデータベースアプリケーションは、配布するコンピュータにAccessが、入っていなくても、アプリを動かすためだけのランタイム版(修正作業などは一切できませんが)が、各バージョンごとに無料で使用できますので、それを配布すれば、大丈夫です。

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1.Accessの奨め

そんなに、敷居の高いアプリケーションではありません、何故なら、一般ユーザーの為の「データベース作成システム」ですので、是非、トライしてみて下さい。応援いたします。

1)EXCELの最大の欠点—–>同時に2人以上で入力・編集出来ない

エクセル(Excel)でも、できるけど?—>同時に2人以上で入力・編集出来ない
みんなで同じファイルを同時に使う共同作業(共有)時、Excelは、ファイルを開くと、開いた最初の一人の人しか、書き込めません。ほかの人は、参照のみになってしまいます。

Accessなら、レコード(1件分のデータ)が同じでなければ、複数人で、データを更新できます。 ここがデータベースの最大のメリットでしょう。

そう、登録作業の多い作業なら、みんなで分担して、入力作業ができる様になります。

2)タダのデータベース作成アプリもあるけど?

フリーのオフィスソフト「LibreOffice」の中に「Base(ベース)」などのアプリも確かにあります。タダで使用できるので良いだろうと、考えがちですが、「参考書」、「サンプルプログラム」などもAccessと比べると、極端に少ないです。覚えるまで、習得するまで、相当時間がかかります。

それに比べると、「Access」なら学習する上でも、書籍やサイトでも、情報量は圧倒的に豊富ですので困りません。値段も1万円ちょっとです。この値段でデータベースを作成できるのですから、何も問題ないでしょう。

フリーのOfficeソフトの「Base」のようにタダで使えても、習得するまでの「時間と金」を考えると、その膨大なコストは計り知れません。

「タダ」のデータベース作成ソフトを使うか、有料の作成ソフトを購入するかどうかは、目的次第ですね。業務用で実際に使用するなら、「Access」がお薦めです。

あなたの「能力」と「予算」と「地位」は、知りませんので、自分で判断してください。

2.Accessを利用した、業務アプリケーション作成で便利な使い方や機能の活用方法について

元々、「Access」は、素人向けの「データベースアプリケーション作成ソフト」です。
データ項目(テーブル)設計さえ、うまくできれば、半分できたも同然です。

小さな会社でも、システムを構築しようとすると、数百万単位のお金がかかると思いますが、すこしづつ、自分たちで、優先する機能から構築して行けば、力のかけ具合、人材にもよりますが、1年位でメインのシステムが出来てしまうと思います。

小さな会社で、自社の業務効率を上げて、何とかしたいとお考えの経営者がいらっしゃれば、応援致します。

3.こんな会社にお勧めです。

業者に、丸投げして頼んで、作成すると、かなりの「予算」が必要です。

小さい会社で「金」の無い会社でも、こんな社員がいれば、作成できると思います。
(金も無い、人材も無い、やる気も無いの3無いでは無理ですが。)

■「頭」は、悪くてもかまいません。 私のような「頭」でも。。できますので。
■調査・分析できる人(書籍、Webを活用)。
■こつこつ、努力できる人(1年間くらい辛抱できる人)。
■自分の会社の実業務をちゃんと全部理解できている人。
■最終的には、サンプルコードを見て、理解して、VBのコードを組み込める人。
プログラミングの経験は、あまり関係ないと思います

本来、スタンドアロン(一人で使用する/1台のPC)用のデータベースソフトですが、3~4人程度の人数で、そんなに同時にAccessで作成したデータ ベースファイル(mdb)にアクセスしなければ、LAN(ローカルエリア)環境でファイル共有すれば、複数人で同一のデータベースを利用できます(本当は、サーバーを利用した方が良いが、最初は、LAN上の共有ファイルでいいんです)。

もし将来、業務が拡大したら、SQLサーバーを使えば良い。

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作成した「プログラム」と「データ」を分割して、「データ」のみネットワーク対応のHDDに配置する事で、データを共有する事が出来ます。

最初は、「SQLサーバー」を搭載したサーバー用のマシンでなく、
■ネットワーク対応のHDDで十分です。
■安定稼働させたければ、NAS機能の付いたネットワーク対応のHDDです。

関連記事
小規模企業の為の社内LANを構築して活用する方法について


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4.便利な業務管理アプリケーション 具体例

小さな会社の顧客とその売上を管理する様な「業務」でしたら、よっぽど特殊な業務でない限り、「簡単?」に、下記のようなアプリケーションができてしまいます。

1)顧客管理システム

顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル(データ)を分割して管理する。

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お客様の履歴が蓄積して行きますので、活用範囲が広がります。

プチCRMと云わず、立派なCRMの構築が可能です。事業規模に合わせて、無理せず、構築すれば十分に可能です。

上記の業務を組み合わせて、システムを作成することも可能です。

例えば、
1)顧客管理システムに売上・請求管理機能を追加したい。
2)顧客管理システムに見積書を多く発行するので見積管理機能も追加したい。

2)見積・請求管理システムだけで良い場合

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上記システムメニューのように「見積書の作成」と「請求書の作成」を用意しておけば、予め「見積書」を作成しておけば、売り上げ確定後「請求書の作成」処理画面で、作成済の「見積書」を読みだして、「請求書」として登録することも可能になります。

「見積書」が通れば —->「請求書」として、すぐに登録することが可能になります。

見積書の作成、印刷画面

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それぞれ社員が、見積を作成して、見積データを共有して、参照してCOPYして、編集して再利用できるようにすると、大変な見積作成作業の効率がアップします。

見積書の印刷プレビュー

3)売上(販売)・仕入れ管理システム

得意先が複数ある場合は売上管理システムで、顧客別に伝票を集計して、明細、請求書を発行する。
これも売上データを共有すると、複数人で各自伝票入力できます。
経営者でも、毎月の売上を一発で確認できます。

4)在庫管理システム

在庫管理業務ソフトは、実業務で在庫の管理をするための「ルール」さえ守れない、「いい加減な組織」では、システムが機能しませんので、従って必要ありませんが。。。

商品を生産していない会社で、卸売りする在庫を抱えた(アイテム数5000~1万位の)、小規模の業務でしたら、十分、機能すると思います。

5.機能の活用事例

1)顧客管理データベースで、Accessの画面から、相手にメールを送信する方法。

難易度順
(1)オートメーション機能を使い、画面データをOutlook経由でメールを自動送信する。
VBの知識が必要です。

(2)オートメーション機能を使い、Outlook送信画面に直接、送信データを貼り付ける。
VBの知識が必要です。

(3)送信データ画面を作成して、クリップボードにCopyして、「Outlook」や「Outlook Express」の送信画面にデータを貼り付ける。
VBの知識がなくても、フォームを作成できれば、実現できます。

2)アクセスの画面から、印刷せずに出力帳票をFAX複合機で、相手にFAX送信する。

社内LAN(ネットワーク)に接続された「FAX複合機」を利用すると、各FAX機メーカーで提供されている無償のアプリなどを利用すると、簡単に、パソコンから、FAXを送信することが可能です。  パソコンにFAX送信用のドライバー(無料で入手可能)をインストールするだけです。

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(1)必要機器
・ネットワーク対応のFAX機能付き複合機(オフィス向けのプリンター)
・該当製品のFAX送信用のドライバー(無料で入手可能)
・宛先データ管理用のソフトとFAX宛先データの登録(ソフトはほぼ、どのメーカーでも無料でしょう)。

これは、ある会社の「富士ゼロックス」製の複合機を利用した状況でのお話しですが、リコー、キャノン、東芝などの複合機でも、このような仕組みを構築できるでしょう。

ファックス宛先表管理ソフト(富士ゼロックス)

予め、このようなソフトを使い、FAXの電話帳を会社名、会社かなめい、電話番号等を複数登録しておくことが可能です。 そして、このファイルを共有フォルダ等に、格納しておく。

(2)送信方法
「Access」で、印刷処理機能を作成して、「印刷プレビュー」で帳票を開くようにする。
印刷を実行するときのプロパティ画面でFAX送信用のプリンタードライバーを選択する。
FAX送信用の画面が表示されて、宛先を選択してFAX送信ができます。

ファックス送信の指定画面(富士ゼロックス)

ファックス宛先表管理ソフトで作成した「宛先表ファイル」を指定しておくと、名前などで検索して、宛先を簡単にセットできます。

上記の例は、「富士ゼロックス」の複合機の場合ですが、リコーやその他の会社の製品でも同じように、パソコンからFAXを送信する為の専用ドライバー、ソフト、宛先表を管理するソフトなど、ほぼあると思いますので、いちいち紙を印刷しないで、相手にFAXをパソコンからダイレクトに送信できます。

上記の「複合機」と「ネットワーク(LAN)」が社内にあれば、予算0円で導入できます。

3)「Access」の処理画面から、出力帳票をPDFファイルとして出力する。

Accessは、PDFファイルはもとより、excelファイルにも、データとして吐き出すことが可能です。

(1)必要ソフト
・PDF出力仮想プリンタードライバー(無料で入手可能です)
・プレビューで帳票を開いて、印刷時にこの仮想プリンターを指定して印刷するとPDFファイルが出力します。

「PrimoPDF」、「CubePDF」のようなフリーソフトで十分です。

ドキュメントを印刷しませんので、プチ ペーパーレスの効果も期待できます。

関連記事
キューブ・ソフトが、無料のPDF作成ソフト「CubePDF 1.0.0RC11」をリリース

4)EXCELで作成した帳票レイアウトを一発でACCESSのレポートに変換する。

Accessのレポート機能を使い、罫線たくさんの帳票レイアウトを作成するのは、本当に大変な作業です。
何と、「ACCESS レポート&印刷」云う書籍にアプリケーションサンプルが付録のCD-ROMにあり、これを利用すると、面倒な帳票レイアウトでも一発で変換してくれます(涙が出るほど、助かります)。

本当に、細かい罫線の入った帳票を作れないことは無いのですが、このようなアプリがあると、本当に助かります。

補足説明

参照設定画面
オートメーション機能を利用する場合、VB Editerを開いて、メニューバーのツールより参照設定画面を開く。
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EXCEL、Word、Outlookの機能を使用するときは、上記の画面から参照設定を実施します。
そうすると、呼び出したり、利用することができます。

関連記事
第1回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトについて
第2回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトについて
第3回 ACCESS 2007の情報
第4回 ACCESS トラブル対処の情報1
第5回 ACCESSを「ファイル共有」で使用する場合の注意事項
第6回 ACCESS トラブル対処の情報2 「メモリ不足」エラーについて
第7回 ACCESSで Jet 4.0 データベースの動作環境を最適に保つ方法
第8回 Access 2000とMSDEを利用してクライアント/サーバーシステムを構築する
第9回 ACCESS 2010の情報
第10回 Access2000(mdb)からAccess2010(accdb)に変換する

32Bit版から、64Bit版の「Windows 10」にパソコンごと入れ替えた時に、Office365(Office2016)のAccess2016を使用する場合の注意点。

Access 2013 の新機能とAccess 2013 で廃止、変更された機能とバージョンアップの必要性について

Accessでデータベース作成講座
実際に、Accessでデータベースを作成する方法、手順を記載しています。
第1回 マイクロソフト ACCESSでデータベースを作成するには
第2回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。
第3回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。
第4回 マイクロソフト ACCESS(アクセス)でデータベースを作成 検索・抽出処理
第5回 Access2010でパスワード管理データベースを作成してみよう。
第6回 EXCELで作成した住所録をAccessに取り込んではがき宛名印刷をしてみる。


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