マイクロソフトの「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用する。

2016.01.102023.11.03

７．Access関連の書籍を活用するには
- １）AccessのVBA関連の書籍を活用
- ２）リレーションシップ、クエリ、連結フォーム、レポート
８．連携させる事のできる機能の活用事例

７．Access関連の書籍を活用するには

１）AccessのVBA関連の書籍を活用

Accessは、データベースを作成する為のツールですので、テーブルを作成して、画面を作成するところまでは、誰でも、簡単にたどり着けるでしょう。

そこまで、たどり着ければ、後は、VBA（オブジェクト）と云うか、プログラムを中に埋め込んで、動作させるのが、一番便利な使い方ができるのです。

プログラムと言いましたが、通常、プログラマーがコーディングできるようなるまでのスキルなんて、必要ありません。

「イベントドリブン」と云って、ボタンを押された時に、動作する処理を記述するだけですので、ほぼ、プログラムの「定型文」として扱う事ができます。

その定型文をいかにたくさん覚えるかです。　覚えると言っても、すべて暗記するのではなく、その処理がどう動くのか、どのテーブル名、ファイル名などを、定型文に埋め込めるかだけです。

下記の関連記事を見てもらうと分かりますが、新規入力するときのボタンをクリックしたときの処理プログラム（一番長いが、これも定型文で、ファイル名、テーブル名など書き換えるところは数か所で、プログラムが完成してしまいます）。削除のボタンをクリックした時の処理など、COPYして、張り付けるだけで終了です。

長ったらしい、プログラムロジックを記述しなければならないと思っていたら、大間違いです。プログラム作成の経験がなくても、全然、難しくないのです。

そんな意味では、作っていく内に、どれだけ、定型文（部品と云っていいかも知れません）を知っているかだけです。

ですので、テーブルを作成（設計）して画面を作り、保守画面として機能させて、そこから、入力したり、別途、参照する為の画面、抽出するための画面を作成して、集計ができて、あとは、それを印刷する処理を作成できれば、あとは、どんなシステムを作ろうと、扱うデータが違っていても、やることは、ほぼ同じですので、経験を積めば、そんなに高度な知識が必要な訳ではありません。　だた、自分のやっている業務の知識のほうが大切で、そこがちゃんとしていれば、Accessなんて、ただのツールですので大丈夫です。

Accessは、コンシューマー（素人）向けの分かりやすいデータベース開発ツールアプリですので、人の作ったものを使わず、まず、自分でテーブルから設計して、画面を作ってみるところから、始めるのが、一番、習得するのが速いでしょう。

画面を作ることができるようになったら、下記の書籍などを参考にして、「VBA」でプログラム部品を埋め込めるようになれば、もう、一人前です。

▮Accessマクロ&VBAのプログラミングのツボとコツがゼッタイにわかる本

マクロとVBAの違いなど、基本的に覚えておきたいことから、サンプルアプリを作成しながら学べる一冊です。

▮Access VBA 実践マスターガイド~仕事の現場で即使える

付属のCD-ROMには、カスタマイズすることで、読者の環境でも利用できるアプリケーションが収録されています。

▮AccessVBA逆引き大全 600の極意　 Office365/2019/2016/2013/2010対応

この処理、どう記述すれば良いんだっけ？という時、コピペで使用に耐えうるサンプルがたくさん掲載されていますので、一冊は持っていたい、欲しい参考書です。　多分、ずーっと使うでしょう。

２）リレーションシップ、クエリ、連結フォーム、レポート

Accessでシステムを作ろうとすると、VBA以外にも、上記の様な、基礎知識も必要になりますが、別にそんなに難しい事ではなく、自分の作成した「データベース」を活用する上での、多くはメリットになる知識、仕組みですので、やり方を覚えてしまえば良いだけです。

▮(無料電話サポート付)できるAccessクエリデータ抽出・分析・加工に役立つ本

データベースにデータが蓄積すると、次にやることは、クエリなどを利用して、欲しい情報（データ）を抽出・分析・加工する事が必要になりますので、是非、覚える必要のある知識です。

データーベースの必要な、処理機能は、主にこんなもんです。
・データのエントリー、保守画面
・一覧表示機能、集計機能の画面
・クエリや、VBAを利用したデータ抽出する為の抽出処理・一覧画面
・各画面の抽出後の一覧印刷処理など。

1回システムを作れるようになれば、あとは、以前に作成した処理をコピーして持ってこれますので、段々と処理機能などの資産が貯まり、作るのが楽になるでしょう。

８．連携させる事のできる機能の活用事例

１）顧客管理データベースで、Accessの画面から、相手にメールを送信する方法。

難易度順
（１）Accessのオートメーション機能を使い、画面データをOutlook経由でメールを自動送信する。
VBの知識が必要です。

（２）Accessのオートメーション機能を使い、Outlook送信画面に直接、送信データを貼り付ける。VBの知識が必要です。

（３）送信データ画面を作成して、クリップボードにCopyして、「Outlook」や「Outlook　Express」の送信画面にデータを貼り付ける。
VBの知識がなくても、フォームを作成できれば、実現できます。

２）アクセスの画面から、印刷せずに出力帳票をFAX複合機で、相手にFAX送信する。

社内LAN（ネットワーク）に接続された「FAX複合機」を利用すると、各FAX機メーカーで提供されている無償のアプリなどを利用すると、簡単に、パソコンから、FAXを送信することが可能です。パソコンにFAX送信用のドライバー（無料で入手可能）をインストールするだけです。

（１）必要機器
・ネットワーク対応のFAX機能付き複合機（オフィス向けのプリンター）
・該当製品のFAX送信用のドライバー（無料で入手可能）
・宛先データ管理用のソフトとFAX宛先データの登録（ソフトはほぼ、どのメーカーでも無料でしょう）。

これは、ある会社の「富士ゼロックス」製の「複合機」を利用した状況でのお話しですが、リコー、キャノン、東芝などの複合機でも、このような仕組みを構築できるでしょう。

＜ファックス宛先表管理ソフト（富士ゼロックスが提供している無料アプリです）＞

＜ファックス宛先表管理ソフト（リコー）＞

予め、このようなソフトを使い、FAXの電話帳を会社名、会社かなめい、電話番号等を複数登録しておくことが可能です。　そして、このファイルを共有フォルダ等に、格納しておく。

（２）送信方法
「Access」で、印刷処理機能を作成して、「印刷プレビュー」で帳票を開くようにする。
印刷を実行するときのプロパティ画面でFAX送信用のプリンタードライバーを選択する。
FAX送信用の画面が表示されて、宛先を選択してFAX送信ができます。

＜ファックス送信の指定画面（富士ゼロックス）＞

ファックス宛先表管理ソフトで作成した「宛先表ファイル」を指定しておくと、名前などで検索して、宛先を簡単にセットできます。

上記の例は、「富士ゼロックス」の複合機の場合ですが、リコーやその他の会社の製品でも同じように、パソコンからFAXを送信する為の専用ドライバー、ソフト、宛先表を管理するソフトなど、ほぼあると思いますので、いちいち紙を印刷しないで、相手にFAXをパソコンからダイレクトに送信できます。

上記の「複合機」と「ネットワーク（LAN）」が社内にあれば、予算0円で導入できます。

３）「Access」の処理画面から、出力帳票をPDFファイルとして出力する。

Accessは、PDFファイルはもとより、excelファイルにも、データとして吐き出すことが可能です。

（１）必要ソフト
・PDF出力仮想プリンタードライバー（無料で入手可能です）
・プレビューで帳票を開いて、印刷時にこの仮想プリンターを指定して印刷するとPDFファイルが出力します。

「PrimoPDF」、「CubePDF」のようなフリーソフトで十分です。

ドキュメントを印刷しませんので、プチ　ペーパーレスの効果も期待できます。

▮Accessから抽出したデータを活用する

例えば、
作成したAccessデータベースに、サービス情報の項目で、機種やサービス内容が入力されていれば、これをAccessから抽出して、EXCELファイルに吐き出せば、「PDFファイル化」して、クラウドにアップ（Googleドライブ、Microsoft OneDrive）すれば、従業員たちが、出先で参照できるでしょう。

また、技術情報などをプリンター（複合機）で、紙の本、資料を「PDFファイル化」してクラウドにあげれば、スマホなどの端末から、技術資料を従業員たちが、出先で参照できるでしょう。

下記のスマホなどでも使用されている、無料のWebサービスを活用すれば、すぐにでもできますよ。

・Googleドライブ　　　：https://www.google.co.jp/drive/apps.html

・Microsoft OneDrive　：
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage