マイクロソフトの「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用する。

本日のお題は、
Microsoft社の「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用するです。

このお話は、誰に向かって話をすれば良いのかと云えば、現場の社員というより、経営者、経営幹部の人達に聞いてほしいお話です。 ボトムアップで進めるのは無理でしょう。

ですので、現場で指示を受けた社員が、どのように自社のシステムを使いやすく、コンピューターの使い方も知らない社員でも運用できるようにする仕組みにすれば良いかという所まで記載してみます。

システムの構築をベンダーに依頼する為の予算も費用もない会社でこそ、役に立つツールなのです。

元々は、CRM(Customer Relationship Management)の考え方を大規模なシステム開発費をかけて実施しなくても、わずか2万円もしない「Access」と云うデータベースを作る為のアプリケーションツールを使い、自分たちで、いくらでも構築できるという考え方です。

業務にもよりますが、「顧客管理」が必要な販売、サービス業務の会社、業種で効果が大きいでしょう。

顧客情報の中から、サービスの内容、得意客の情報、クレームの情報など拾い集めて、小さな会社であっても、「全社員」同じ情報を共有できるでしょう。

「全社員」同じ情報を共有できるようになれば、どうなるか? どうするか? それは経営者の方が、一番、ご存じでしょう。

経営センスは有るが、コンピューターシステムに弱いという方が多いのですが、それは、相談できる人が居れば、何とかなるのです。

社内の情報を共有することの大切さを知らなければ、「なんとかしなければ」と思う発想自体、経営者に湧いてこないでしょう。

その中から、システムを拡張して行けば、経理部門では、見積書を作ったり、請求情報も登録できれば、請求書も発行できます。

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目 次

1.Accessとは

ただの「データベース」ではなく、データベース を構築するツールアプリ(開発環境)とデータベースを活用する処理を作る事ができる、それが合体したアプリケーションであることが最大の特徴です。

現役のエンジニアからしてみれば、Microsoft Access なんて「枯れた技術オワコン」でしょうと云うかもしれません。

ですが、元々「コンシュマー向け」のアプリケーションで、ちょっとハードルは高いが、システム構築の経験の少ない「素人」でも開発できるように作られています。

現役のエンジニアからしてみれば、作った後も手間がかかり、「金」にならないから言っているだけで、中小零細企業で、よほどデカいデータを扱わなければ、まだまだ使える「データベース開発スアプリケーション」です。

業者に作ってもらうのではく、自分たちで作るんです。

現在は、小学生がプログラミングの学習を始めようとしています。

よほど、「低脳」でなければ、こんなもの自分たちで開発できるシステムアプリケーションです。 高度なプログラミング技術なんて、何も必要ありません。

人が作ったプログラムをCOPYして使うのも良いですが、「データ」をテーブルに一から定義して、それを画面の項目として定義する所から始めてみるくらいの苦労を惜しむようでは、何も始まりませんので。。。

この方法も有りですが、改良したい時など、いつまで経っても、仕組みを理解しないで使用する状態ですので、仕様変更・改良ができないと思います。「パッケージソフト」ではないのですから、自分たちで「いじれない」と、使っている意味がありません。

実際、どれほどの事を覚えなければ、できないのか? そんなに難しくはありませんので、下記の記事を参照してみて下さい。

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関連記事
第8回 マイクロソフト ACCESSでデータベースを作成する時のプログラムソースのコーディングについて


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2.Microsoft「Access」は、大企業や中小企業と言うより、経験上、社員数10名から30名くらいの小規模企業向けでしょう。

Microsoft「Access」は、大企業ではなく、中小企業と言うより、経験上、社員数10名から30名くらいの小さな会社でこそ、業務内容によっては、絶大な効果があると確信しています。

何故なら、私は個人で、小さな企業(会社)にお客様になっていただき、現在色々な会社を訪問していますが、働き方改革」以前の問題を抱えていて、生産性が低い状態が続いています。

小さな会社では、コンピューターを使った「システム」開発などに、コストをあまりかけることはできませんが、「Access」などで作成した業務アプリケーションを開発して、ちょっと工夫するだけで、生産性は、大幅に上がると考えます。

うちは、「Excelで十分だ!」とおっしゃる経営者の方で、Excelを使いこなして、ドキュメントをクリエイトできる社員は何人います? ほぼ、1,2人居れば良いほうでしょう。

「Access」でシステムを作り、それを利用すれば、Excelなどで、ドキュメントを「クリエイトできる能力」のある社員が居なくても、システムのデータを共有して、入力、更新作業もできますので、複数人で、同時に利用することが可能になります。

もっとはっきり言えば、そんなに優秀な社員が居なくても、業務を効率よく動かす事ができるという事です。 「Excel」のスキルなんて要らないという事です。

確かに、データベースを作成する為のアプリケーションで、そこが「EXCEL」と違いますので、ちょっと敷居が高いかもしれませんが、EXCELで「関数」「マクロ」まで埋め込んで操作できる「知能」をお持ちの社員の方が居るなら、全然、問題なく学習できると思います。

関連記事
会社で、Excelを使い、業務データベースを作り、失敗しないで導入するには?

「Excel」を使いこなしている方が居るなら、表計算(Excel)のドキュメントデータを自分でもうクリエイトしているのですから、そのデータをAccessの「表:テーブル」に取り込んで、基本データとして、それを元に「画面」や「帳票」を作成していけばいいだけです。

▮Accessには、Excel からデータをインポートする機能が付いていますので、よくEXCELファイル、CSVから住所録ソフトにデータを取り込むように、ウイザードを利用して簡単に実施できます。

画面や帳票の作り方なんて、そんなに難しくありません
画面作成用の「ウイザード」もありますので、一から、一つ、一つ、項目を画面や帳票に定義しなくても、ちゃんと表示されますので、後は、自分で、細かなレイアウトの修正を行うだけです。

そして、出来上がったデータベースアプリケーションは、配布するコンピュータにAccessが、入っていなくても、アプリを動かすためだけのランタイム版(修正作業などは一切できませんが)が、各バージョンごとに無料で使用できますので、それを配布すれば、大丈夫です。

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3.こんな会社にお勧めです。

業者に、丸投げして頼んで、システムを作成すると、かなりの「予算」が必要です。

小さい会社で「金」の無い会社でも、こんな社員がいれば、作成できると思います。
(金も無い、人材も無い、やる気も無いの3無いでは無理ですが。)

1)自分たちで開発する為の最低条件は

■自分の会社の実業務をちゃんと全部理解できている人。
これは結構、重要なところで、新人や、部分的にしか関わっていない人は難しいでしょう。
ただ、自社の全体の具体的な業務の流れを把握している方が、必要で、それを聞き取ることができるかです。

■システムの作成は「頭」は、悪くてもかまいません。 
私のような「頭」でも。。できますので。

■勉強するにあたり、調査・分析できる人
参考書などはアクセスの場合、腐るほどあります(書籍、Webを活用できる人)。

■こつこつ、努力できる人
(やる方もやらせる方も、1年間くらい辛抱が必要です)。

■最終的には、サンプルコードを見て、理解して、VBのコードを組み込める人。
(プログラミングの経験は、あまり関係ないと思います)

最初から、システムを開発することなど出来ないでしょうから、私のようなスキルでよければ相談に乗りますし、外部から人を雇って相談するなり、業務分析をして、何から、どのように初めたらいいか、金を払ってでも、アドバイスをもらうことです。

作成方法も知っていれば、教えてもらい、あくまでも自分たちで作れば、「開発費」自体、少なく済むでしょう。

素人でも作成できるデータベース作成ソフトそれが「Access」ですので、やり方をある程度、教えてもらえば、自分たちで、データベースシステムを作成したほうが、安上がりなのです。

なぜなら、
システムは完成後に、殆どの場合、修正、機能追加を実施したくなります。 その時、誰もいじれないと、また、業者に頼む必要があり、お金がかかるのです。 これを防ぐ為にも、自分たちで何とかする必要があるのです。

「システム」は、作ったら終わりでは有りませんので。。。。社内でいじれる人が居ないと、機能追加、修正作業で料金がかかってしまいます。これが結構大きいのです。

ただ、うまくいったとして、一番の悩みどころは、こんな能力があり信頼出来て、いつまでも自社に居てくれるかどうかでしょう。 すぐに辞められたら、元も子もありませんので、こんな人、中々いないでしょうね。

2)どんな風に運用するのか

本来、Accessは、スタンドアロン(一人で使用する/1台のPC)用のデータベースソフトですが、3~4人程度の人数で、そんなに同時にAccessで作成したデータ ベースファイル(mdb)にアクセスしなければ、LAN(ローカルエリア)環境でファイル共有すれば、複数人で同一のデータベースを利用できます(本当は、サーバーを利用した方が良いが、最初は、LAN上のNASで構築した共有ファイルでいいんです)。

社内のネットワークさえ構築していれば(ルーターで)、あとはNASを購入するだけで、NASなんて、今どき、2,3万円で購入できてしまいます。

もし将来、業務が、大幅に拡大したら、「SQLサーバー」などの大規模データベースシステムに移行して運用すれば良いので、とりあえずは必要ありません。

Access活用方法 ネットワーク構成

作成した「プログラム」と「データ」を分割して、「データ」のみネットワーク対応のストレージ(HDD)に格納、配置する事で、データを共有する事が出来ます。

システムの配置方法
・Accessで作成したプログラムをデータと処理プログラムに分割する(ツールあり)
・データの格納する場所を決めて、データのみ格納するする。
・処理プログラムの方から、格納したデータに対するリンクを取る。
・その後、処理プログラムは、COPYして、各パソコンにインストールするだけです。

各種データテーブルのみ一箇所に置いて、そのデータに共有でアクセスする方法になります。

最初は、「SQLサーバー」を搭載したWindowsサーバー用のマシンでなく、
■ネットワーク対応のHDDで十分です。
■安定稼働させたければ、NAS機能の付いたネットワーク対応のHDDです。

Accessには、正規版とランタイム版があります
正規版(有償)
アプリケーションを動作させる機能とデータベースアプリを構築する機能も付いている。

2020年現在では、「Office 365」か、単体でも購入可能です。

ランタイム版(無償):Microsoft社のサイトから、バージョンごとに入手可能。
作成したアプリケーションを動作させるだけの機能で、アプリを開発・編集する機能は無い。

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関連記事
第5回 ACCESSを「ファイル共有」で使用する場合の注意事項と共有方法
小規模企業の為の社内LANを構築して活用する方法について

Windows XPでしか動かないC言語か何かで作成した「顧客管理システム」を何とか新しくする方法


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4.業務用データベースの作成で、Accessをお奨めする訳

そんなに、敷居の高いアプリケーションでは、決してありません。

何故なら、元々、Microsoft社が作成した、一般ユーザーの為の「データベースを簡単に作成するためのアプリケーション」ですので、是非、トライしてみて下さい。

やる気さえあれば、応援いたします。

小さい会社で、やるときに、やらせる時に、問題なのが、誰にやらせるか? です。

すぐやれ!、そらやれ!。。と言っても、経営者自身ができないように、すぐにはできないでしょう。 ある程度できるようになるまで、1年間ぐらい時間が必要でしょう。 つまり、Excelを使いこなしているなら、EXCELのデータをAccessに取り込んで「勉強」させながら、やらせないと、誰もやらないでしょう。

誰か一人、「アプリ開発」ができれば、あとはアプリケーションが動作しますので、EXCELを使いこなせない社員でも、入力して、ボタンを押せば動くようにできますので、パソコンのスキルの低い社員でも、業務さえ分かっていれば使えるのです。

1)EXCELの最大の欠点—–>同時に2人以上で入力・編集が出来ない Excelの限界ですね。

Excelの限界
エクセル(Excel)でも、できるけど?—>同時に2人以上で入力・編集が出来ない

Excelは、ファイル単位でデータを扱っていますので、みんなで同じファイルを同時に使う共同作業(共有)時、Excelは、ファイルを開くと、開いた最初の一人の人しか、書き込めません。ほかの人は、参照のみになってしまいます。

Accessなら、
レコード単位でデータを扱っていますので、ファイル共有している場合でも、レコード(1件分のデータ)が同じでなければ、複数人で、データファイルを開いて、データを更新できます。 ここがデータベースの最大のメリットでしょう。

そう、登録作業の多い作業なら、みんなで分担して、入力作業ができる様になります。

1つのデータベースで複数人で作業ができる。。。。最大のメリットでしょう。

逆に、これを「メリット」と思わないのなら、「Excel」で十分でしょう。

2)タダのデータベース作成アプリもあるけど?

フリーのオフィスソフト「LibreOffice」の中に「Base(ベース)」などのアプリも確かにあります。

タダで使用できるので良いだろうと安易に考えがちですが、「参考書」「サンプルプログラム」などもAccessと比べると、極端に少ないです。覚えるまで、習得するまで、相当の時間がかかります。

フリーのOfficeソフト「LibreOffice」の中にある「Base」のようにタダで使えても、習得するまでの「時間」を考えると、その膨大なコストは計り知れません。 そう考えると、金を出して「Access」を購入したほうが、遥かに安上がりでしょう。

それに比べると、「Access」なら学習する上でも、書籍やサイトでも、情報量は圧倒的に豊富ですので困りません。パッケージの値段も1万円ちょっとです。この値段でデータベースを作成できるのですから、何も問題ないでしょう。

習得するまでの「時間」を「コスト」と考えると、「Access」なんて、全然、安いもんです。

Microsoft Access 2019

■Windows 10対応(※Windows8.1以前のOSでは使用できません。)
使用人数:1人/使用年数:永続/PC使用台数:2台まで使用可能。

「タダ」のデータベース作成ソフトを使うか、有料の「Access」のような作成ソフトを購入するかどうかは、目的次第ですね。

単にお勉強するだけなら「LibreOffice」の中にある「Base」で十分でしょう。

練習のために、まずは、タダの「Base」を使ってみようと思うなら良いのですが、業務で使用するなら、時間の無駄で、さっさと「Access」の使い方を習得して、業務に役立てた方が百倍ましです。

業務用で実際に使用するなら、断然「Access」がお薦めです。

なぜなら、「Base」は、「Access」の様に、参考書が本当に少ないのです。誰も教えてくれませんよ。

「Access」なんて、たかが、2万円しないアプリケーションですので。

あなたの「能力」と「予算」と会社での「地位」と「コスト意識」は、知りませんので、自分で判断してください。

▮2021年1月現在、1 か月間無料でMicrosoft 365を利用できます。 Windows PC 専用
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/try
1 か月の無料試用期間終了後は、Microsoft 365 Personal を ¥12,984 で利用できます。

▮Accessのヘルプとラーニング
https://support.microsoft.com/ja-jp/access?ui=ja-jp&rs=ja-jp&ad=jp

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関連記事
フリーのデータベースソフト「Base(ベース)」についてとデータベースアプリを作成するには。。。

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5.Accessを利用した、業務アプリケーション作成で便利な使い方や機能の活用方法について

元々、「Access」は、素人向けの「データベースアプリケーションを作成するためのソフトウエア」です。

データ項目(テーブル)設計さえ、うまくできれば、半分できたも同然です。

もうすでに、「EXCEL」でデータを管理しているのであれば、これをAccessのテーブルに取り込むことが、簡単にできますので、あとは画面と帳票を設計すればいいだけです。

小さな会社でも、システムを構築しようとすると、数百万単位のお金がかかると思いますが、徐々に、自分たちで、優先する機能から構築して行けば、力のかけ具合、人材にもよりますが、1年位でメインのシステムが出来てしまうと思います。

小さな会社で、自社の業務効率を上げて、何とかしたいとお考えの経営者がいらっしゃれば、応援致します。

さあ、これから業務アプリケーションの例や、Windowsも利用した便利な使い方、機能を紹介してゆきます。


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6.便利な業務管理アプリケーション 具体例

小さな会社の顧客とその売上を管理する様な「業務」でしたら、よっぽど特殊な業務でない限り、「簡単?」に、下記のようなアプリケーションができてしまいます。

1)顧客管理システム

顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル(データ)を顧客単位に一括して管理する業務に向いている。

CRMと云う考え方です。
Customer Relationship Management (カスタマー リレーションシップ マネジメント)の略で、日本語では「顧客関係管理」または「顧客関係性マネジメント」などと言われています。

プチCRMと云わず、立派なCRMの構築が可能です。事業規模に合わせて、無理せず、構築すれば十分に可能です。

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お客様の履歴が蓄積して行きますので、活用範囲が広がります。

顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル(データ)を顧客単位に一括して管理した画面。

Accessで作成した顧客管理

上記の業務を組み合わせて、システムを作成することも可能です。

例えば、
1)「顧客管理」システムに「売上・請求管理」機能を追加したい。

2)「顧客管理」システムに見積書を多く発行するので、「見積管理、請求管理」機能も追加したい。

3)保守契約者を有する業務の場合、別途、保守契約者専用の管理画面にジャンプさせて画面を表示させることも可能です。

複数業務(管理する物件、見積業務、請求業務など)がある場合、顧客との接点として、この画面を起点にして、各、業務サブシステムを構築してゆくことも可能でしょう。

2)見積・請求管理システムだけで良い場合

同じような内容の見積書を個人個人でパソコンの中に、EXCELファイルとして抱えていませんか?

データベース化するれば、他人の作った見積書も参照できますし、もし同じような見積データがあれば、さっとCOPYして新しい見積書を登録しておく事も可能です。

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上記システムメニューのように「見積書の作成」と「請求書の作成」を用意しておけば、予め「見積書」を作成しておけば、売り上げ確定後「請求書の作成」処理画面で、作成済の「見積書」を読みだして、COPYして「請求書」として登録することも可能になります。

「見積書」が通れば —->「請求書」として、すぐに見積書をボタン一つでCOPYして、請求書としてデータを登録することが可能になります。

見積書の作成、印刷画面

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それぞれ社員が、見積を作成して、見積データを共有して、参照してCOPYして、編集して再利用できるようにすると、大変な見積作成作業の効率がアップします。

見積書の印刷プレビュー

———————————————————–

請求書の作成、印刷画面

請求書作成画面

作成済の「見積書」データから、検索して請求書側のデータとして、もってくる機能もありますので、効率的に、見積書から請求書を作成することが可能です。

登録済み見積書の読み出しとコピー 画面

見積書の読み出しとCOPY

色々な条件で検索できますので、便利に見積データを検索できます。

あとは、請求の一覧表画面を作成して、請求先ごとの一覧印刷ができれば、より使いやすいでしょう。

3)売上(販売)・仕入れ管理システム

得意先が複数ある場合は売上管理システムで、顧客別に伝票を集計して、明細、請求書を発行する。
これも売上データを共有すると、複数人で各自伝票入力できます。
経営者でも、毎月の売上を一発で確認できます。

4)在庫管理システム

在庫管理業務用のシステムは、実業務で在庫の管理をするための「ルール」さえ守れない、「いい加減な会社」では、ほぼシステムが機能しませんので、従って必要ありませんが。。。

商品を生産している所から始まる会社の場合は、材料の「仕入れ、購買管理」から始める必要がありますので、結構、大変です。在庫管理だけでは不十分です。

単にモノを仕入れて、在庫を管理して、欠品を起こさないようにするだけなら、そんなに難しく考えなくても、「発注管理」機能まで含めて、在庫管理ができるでしょう。

商品を生産していない会社で、卸売りする在庫を抱えた(アイテム数5000~1万位の)、小規模の業務なら、一番簡単です。十分、機能すると思います。

何が何個、在庫が有るだけでなく、下記のような機能も追加することが可能です。

発注点の管理機能
商品の入庫、出庫を入力して、在庫状況を管理すれば、予め、発注が必要な商品の在庫数量を入力しておけば、現在の在庫数と比較することで、アラームを立てる事が出来ますので、在庫を切らさないようにすることも可能になります。


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7.Access関連の書籍を活用するには

1)AccessのVBA関連の書籍を活用

Accessは、データベースを作成する為のツールですので、テーブルを作成して、画面を作成するところまでは、誰でも、簡単にたどり着けるでしょう。

そこまで、たどり着ければ、後は、VBA(オブジェクト)と云うか、プログラムを中に埋め込んで、動作させるのが、一番便利な使い方ができるのです。

プログラムと言いましたが、通常、プログラマーがコーディングできるようなるまでのスキルなんて、必要ありません。

イベントドリブン」と云って、ボタンを押された時に、動作する処理を記述するだけですので、ほぼ、プログラムの「定型文」として扱う事ができます。

その定型文をいかにたくさん覚えるかです。 覚えると言っても、すべて暗記するのではなく、その処理がどう動くのか、どのテーブル名、ファイル名などを、定型文に埋め込めるかだけです。

下記の関連記事を見てもらうと分かりますが、新規入力するときのボタンをクリックしたときの処理プログラム(一番長いが、これも定型文で、ファイル名、テーブル名など書き換えるところは数か所で、プログラムが完成してしまいます)。削除のボタンをクリックした時の処理など、COPYして、張り付けるだけで終了です。

関連記事
第2回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。

長ったらしい、プログラムロジックを記述しなければならないと思っていたら、大間違いです。プログラム作成の経験がなくても、全然、難しくないのです。

そんな意味では、作っていく内に、どれだけ、定型文(部品と云っていいかも知れません)を知っているかだけです。

ですので、テーブルを作成(設計)して画面を作り、保守画面として機能させて、そこから、入力したり、別途、参照する為の画面、抽出するための画面を作成して、集計ができて、あとは、それを印刷する処理を作成できれば、あとは、どんなシステムを作ろうと、扱うデータが違っていても、やることは、ほぼ同じですので、経験を積めば、そんなに高度な知識が必要な訳ではありません。 だた、自分のやっている業務の知識のほうが大切で、そこがちゃんとしていれば、Accessなんて、ただのツールですので大丈夫です。

Accessは、コンシューマー(素人)向けの分かりやすいデータベース開発ツールアプリですので、人の作ったものを使わず、まず、自分でテーブルから設計して、画面を作ってみるところから、始めるのが、一番、習得するのが速いでしょう。

画面を作ることができるようになったら、下記の書籍などを参考にして、「VBA」でプログラム部品を埋め込めるようになれば、もう、一人前です。

Accessマクロ&VBAのプログラミングのツボとコツがゼッタイにわかる本


マクロとVBAの違いなど、基本的に覚えておきたいことから、サンプルアプリを作成しながら学べる一冊です。

Access VBA 実践マスターガイド~仕事の現場で即使える


付属のCD-ROMには、カスタマイズすることで、読者の環境でも利用できるアプリケーションが収録されています。

AccessVBA逆引き大全 600の極意  Office365/2019/2016/2013/2010対応

この処理、どう記述すれば良いんだっけ?という時、コピペで使用に耐えうるサンプルがたくさん掲載されていますので、一冊は持っていたい、欲しい参考書です。 多分、ずーっと使うでしょう。

2)リレーションシップ、クエリ、連結フォーム、レポート

Accessでシステムを作ろうとすると、VBA以外にも、上記の様な、基礎知識も必要になりますが、別にそんなに難しい事ではなく、自分の作成した「データベース」を活用する上での、多くはメリットになる知識、仕組みですので、やり方を覚えてしまえば良いだけです。

(無料電話サポート付)できるAccessクエリ データ抽出・分析・加工に役立つ本


データベースにデータが蓄積すると、次にやることは、クエリなどを利用して、欲しい情報(データ)を 抽出・分析・加工する事が必要になりますので、是非、覚える必要のある知識です。

データーベースの必要な、処理機能は、主にこんなもんです。
・データのエントリー、保守画面
・一覧表示機能、集計機能の画面
・クエリや、VBAを利用したデータ抽出する為の抽出処理・一覧画面
・各画面の抽出後の一覧印刷処理など。

1回システムを作れるようになれば、あとは、以前に作成した処理をコピーして持ってこれますので、段々と処理機能などの資産が貯まり、作るのが楽になるでしょう。


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8.連携させる事のできる機能の活用事例

1)顧客管理データベースで、Accessの画面から、相手にメールを送信する方法。

難易度順
(1)Accessのオートメーション機能を使い、画面データをOutlook経由でメールを自動送信する。
VBの知識が必要です。

(2)Accessのオートメーション機能を使い、Outlook送信画面に直接、送信データを貼り付ける。VBの知識が必要です。

(3)送信データ画面を作成して、クリップボードにCopyして、「Outlook」や「Outlook Express」の送信画面にデータを貼り付ける。
VBの知識がなくても、フォームを作成できれば、実現できます。

2)アクセスの画面から、印刷せずに出力帳票をFAX複合機で、相手にFAX送信する。

社内LAN(ネットワーク)に接続された「FAX複合機」を利用すると、各FAX機メーカーで提供されている無償のアプリなどを利用すると、簡単に、パソコンから、FAXを送信することが可能です。  パソコンにFAX送信用のドライバー(無料で入手可能)をインストールするだけです。

Access_FAX_001

(1)必要機器
・ネットワーク対応のFAX機能付き複合機(オフィス向けのプリンター)
・該当製品のFAX送信用のドライバー(無料で入手可能)
・宛先データ管理用のソフトとFAX宛先データの登録(ソフトはほぼ、どのメーカーでも無料でしょう)。

これは、ある会社の「富士ゼロックス」製の「複合機」を利用した状況でのお話しですが、リコー、キャノン、東芝などの複合機でも、このような仕組みを構築できるでしょう。

ファックス宛先表管理ソフト(富士ゼロックスが提供している無料アプリです)

ファックス宛先表管理ソフト(リコー)

リコーダイレクトFAX 宛先表

予め、このようなソフトを使い、FAXの電話帳を会社名、会社かなめい、電話番号等を複数登録しておくことが可能です。 そして、このファイルを共有フォルダ等に、格納しておく。

(2)送信方法
「Access」で、印刷処理機能を作成して、「印刷プレビュー」で帳票を開くようにする。
印刷を実行するときのプロパティ画面でFAX送信用のプリンタードライバーを選択する。
FAX送信用の画面が表示されて、宛先を選択してFAX送信ができます。

ファックス送信の指定画面(富士ゼロックス)

ファックス宛先表管理ソフトで作成した「宛先表ファイル」を指定しておくと、名前などで検索して、宛先を簡単にセットできます。

上記の例は、「富士ゼロックス」の複合機の場合ですが、リコーやその他の会社の製品でも同じように、パソコンからFAXを送信する為の専用ドライバー、ソフト、宛先表を管理するソフトなど、ほぼあると思いますので、いちいち紙を印刷しないで、相手にFAXをパソコンからダイレクトに送信できます。

上記の「複合機」と「ネットワーク(LAN)」が社内にあれば、予算0円で導入できます。

3)「Access」の処理画面から、出力帳票をPDFファイルとして出力する。

Accessは、PDFファイルはもとより、excelファイルにも、データとして吐き出すことが可能です。

(1)必要ソフト
・PDF出力仮想プリンタードライバー(無料で入手可能です)
・プレビューで帳票を開いて、印刷時にこの仮想プリンターを指定して印刷するとPDFファイルが出力します。

「PrimoPDF」、「CubePDF」のようなフリーソフトで十分です。

ドキュメントを印刷しませんので、プチ ペーパーレスの効果も期待できます。

関連記事
キューブ・ソフトが、無料のPDF作成ソフト「CubePDF 1.0.0RC11」をリリース

▮Accessから抽出したデータを活用する

例えば、
作成したAccessデータベースに、サービス情報の項目で、機種やサービス内容が入力されていれば、これをAccessから抽出して、EXCELファイルに吐き出せば、「PDFファイル化」して、クラウドにアップ(Googleドライブ、Microsoft OneDrive)すれば、従業員たちが、出先で参照できるでしょう。

また、技術情報などをプリンター(複合機)で、紙の本、資料を「PDFファイル化」してクラウドにあげれば、スマホなどの端末から、技術資料を従業員たちが、出先で参照できるでしょう。

下記のスマホなどでも使用されている、無料のWebサービスを活用すれば、すぐにでもできますよ。

Googleドライブ   :https://www.google.co.jp/drive/apps.html

Microsoft OneDrive :
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

4)EXCELで作成した面倒な帳票レイアウトを一発でACCESSのレポートに変換する。

Accessのレポート機能を使い、罫線たくさんの帳票レイアウトを作成するのは、本当に大変な作業です。
何と、「ACCESS レポート&印刷」云う書籍にアプリケーションサンプルが付録のCD-ROMにあり、これを利用すると、面倒な帳票レイアウトでも一発で変換してくれます(涙が出るほど、助かります)。

本当に、細かい罫線の入った帳票を作れないことは無いのですが、このようなアプリがあると、Accessのシステムを開発する時に、本当に助かります。

「ACCESS レポート&印刷」

■VBAのサンプルの記載された書籍が沢山あります。
(アクセス書籍の「Access2002 表現百科」がお奨めの一冊です)

上記の書籍は、多数の「VBA」のサンプルコードが記載されていますので、プログラミングを覚えるのではなく、使えるようになれば良いだけですので、これを参考にして埋め込めば良いだけですので必携の書籍です。

チョットした、命令文を埋め込む時にも役に立ちますので、開発するなら購入をお勧めします。

補足説明
参照設定 画面
オートメーション機能を利用する場合、VB Editerを開いて、メニューバーのツールより参照設定画面を開く。
san_sets
EXCEL、Word、Outlookの機能を使用するときは、上記の画面から参照設定を実施します。
そうすると、呼び出したり、利用することができます。

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Accessでデータベース作成講座
実際に、Accessでデータベースを旨く作成する方法、手順を実際のVBAを使い、記載しています。
第1回 マイクロソフト ACCESSでデータベースを作成するには
第2回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。
第3回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる その2。
第4回 マイクロソフト ACCESS(アクセス)でデータベースを作成 検索・抽出処理
第5回 Access2010でパスワード管理データベースを作成してみよう。
第6回 EXCELで作成した住所録をAccessに取り込んではがき宛名印刷をしてみる。
第7回 郵便局の郵便番号簿データをダウンロードして、郵便番号・住所検索用のアプリをAccessで作成してみる。
第8回 Access 2000とMSDEを利用してクライアント/サーバーシステムを構築する
第9回 ACCESS 2010の情報

関連記事
Accessを使用している方への誰も教えてくれない?注意事項と技術情報です。
第1回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトを使ってみたいと思っている方へ
第2回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトについて
第3回 ACCESS 2007の情報
第4回 ACCESS トラブル対処の情報1
第5回 ACCESSを「ファイル共有」で使用する場合の注意事項
第6回 ACCESS トラブル対処の情報2 「メモリ不足」エラーについて
第7回 ACCESSで Jet 4.0 データベースの動作環境を最適に保つ方法
第8回 Access 2000とMSDEを利用してクライアント/サーバーシステムを構築する
第9回 ACCESS 2010の情報
第10回 Access2000(mdb)からAccess2010(accdb)に変換する

Windows XPでしか動かないC言語か何かで作成した「顧客管理システム」を何とか新しくする方法

「Office 2019」に入っている データベース作成 Access 2019 の新機能について

32Bit版から、64Bit版の「Windows 10」にパソコンごと入れ替えた時に、Office365(Office2016)のAccess2016を使用する場合の注意点。

Access 2013 の新機能とAccess 2013 で廃止、変更された機能とバージョンアップの必要性について

Microsoft社のデータベース作成ソフト「Accessの勧めと言いたいけれど。。。」

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コメント

  1. ノッチ より:

    GT様。

    回答を有り難うございました。また、返信が大変に遅れまして申し訳ありませんでした。

    年度替わりの業務の煩雑と火急の別のデータベース構築の検討作業が入りまして、質問の内容が頓挫しておりました。

    別のデータベースの作業は作成途中となっています。

    まだまだやることが多く、遅々として作業が進みませんが、数ヶ月したら空いてくると思いますので、回答内容に沿って検討したいと思います。

    有り難うございました。

  2. 濱田 政子 より:

    小さい工場の事務兼経理の仕事をする事になりました。
    アクセスの勉強は昨年PCの学校で学びました。
    経理の方は全くです。
    どんなものを作りあげていけば良いのか解りません。
    どんなご指導お願いします

    • GT より:

      濱田様

      GTです。
      コメントありがとうございます。

      ”どんなものを作りあげていけば良いのか解りません。”

      「どんなもの」とは、どんなものでしょうか?

      会社から、あなたに任された範囲の「事務」兼「経理」の仕事の内、経理は、決まり金時ですので会計ソフトなりに記載できればいいのでしょうが、

      「事務」の仕事の内、お勤めの会社は、工場と言えば製造業ですかね。

      ・顧客は、どんな顧客か? 一般顧客、企業の下請けなど、色々な場合があると思います。 顧客管理は必要か?

      ・販売管理、支払い管理、請求管理などの業務は、どうなっているのか?

      ・製造業ですと、物の仕入れ管理、製品・部品などの在庫管理、発注管理などの業務があると思います。

      ですので、あなたの任されている業務の範囲内で、「これがあると管理しやすいよね」というものを業務を分析して、見つけ出すことが先決ではないでしょうか。

      その後、どんな風に作れば、情報共有ができて、便利に機能するものを作ることができるかを考えればよいのではないでしょうか。

      まずは、お勤めの会社でどのような業務があるのか、全体を掴んで、業務分析をしてみてください。 システムはその後です。

      今回は、以上です。

  3. 池田 裕 より:

    Accessの基礎を学んで、次にシステムの構築を目指す時、経験のなさから何か良い解説
    が無いかと思っていた時に出くわしたのが、このサイトです。私の役に立ってくれそうで
    す。

    • GT より:

      池田様
      GTです。
      コメントありがとうございます。

      Accessをこれから学ぶのは、良いですね。

      私も、最初は初心者でした。

      でも、Accessは、Microsoft社の戦略もあり、色々ありますが、最大のメリットは、本屋さんに行けば、参考書も多数あり、習得するなら一番早いと思います。

      WEBデータベースが今は一般的ですが、社内限定の「ローカルネットワーク」で使用するには、ちょうど良いと思います。
      本来は、スタンドアロンで使用するシステムですが、データのみ共有して複数人で、十分使用できます。
      EXCELファイルの場合は共有できても、1人しか書き換えることができませんがAccessの場合、同じレコードでなければ、同時に更新処理ができますので便利です。 
      EXCELで表を管理出来て、関数が理解できれば、VBA(プログラムを組むためのオブジェクト)も理解できると思います。

      貴方の業務に合致するかどうか分かりませんが、「サンプル」にしたいプログラムが必要であれば、無償で提供致します。

      どうか、チャレンジしてみて下さい。

      • ノッチ より:

        こんにちわ!
        アクセスを本格的に(個人的に)やり始めて五年ぐらい経ちます。
        ある部署のデータベースがウェブ言語で作られていますが、メンテや追加作業がなかなか対応できない状況で、業務がスピードアップしません。
        この解決のために自分で同じデータベースをアクセスで作りました。
        受注・請求・売上・入金処理のフォームを作り、一覧表・条件検索などもそれぞれに加えてほぼ完成しています。
        現状はエクセルで手入力で通番を採番して、それをデータに読み込むようになってますが、これを自動採番したいと思っていますが、ネットの記事のサンプルをカスタマイズしてもなかなか上手く行きません。
        通番は、西暦の下二桁-月記号(一から十二月までをAからL)-三桁の一から連番となっています。
        この自動採番をご教示頂ければ助かります。
        どうかよろしくお願いします。

        • GT より:

          ノッチ様

          GTです。

          コメントありがとうございます。

          さて、そもそも、「自動採番」の番号、例えば伝票番号などは、システムのキーとしてお使いでしょうか?

          データベースを作成する場合、通常は、システムデータベースで管理する為の重複しない伝票番号などの「キー値」を確保すればいいだけです。

          ですので、
          複数人で伝票を登録する場合、キーが重複しない様に、「伝票番号」として「キー」となるテーブルを作成して置いて、伝票ファイルレコード登録処理する時に、まず、キーテーブルにアクセスして、例えば、10だったら、テーブルの値を+1して11に更新して、伝票番号をキー値を取得する方法を取るのです。 数字のみのキー値のテーブルを別に作成しておく。

          伝票などは、必ず、処理日付が登録する様に作られているはずですので、「通番」など付けなくても、抽出できるはずです。
          条件検索・抽出一覧画面などで、ソートの条件で「日付、伝票番号」などダブルで、ソートキーを指定すれば、伝票が登録された順番に並び表示できると思うのですが、これで何も、問題ないでしょう?

          そもそも、年月日が登録されていて、順番に一意で、伝票番号も登録されていれば、年月の連番など、余り、意味がないように思いますが。。。。

          一歩譲って、
          どうしても、あなたの記載されている「通番」にしたいなら、伝票の登録処理時に、上記の様なシステムのキーの登録方法使いキー番号を採番して置いて、システムのキー値とは別に、「通番」項目を作成して、そこに年と月の値とシステムのキーを合体して設定すれば、簡単にできるのではないでしょうか。 

          伝票登録時に、まず、システムの一意となるキー値を取得して、伝票番号として登録して、その後、伝票レコードを登録作成する時に、年と月の値とシステムのキーを合体して設定する

          「年」と「月」と「システムのキー」を文字列操作の関数でも利用して、合体されれば、簡単にできると思います。
          但し、1から始まる月単位の通番にはならないでしょうが。

          最後、できるとしたら、
          要は、年+月+通番とする場合、システム的に、月のはじめの1番から月末の番号をどうやって管理するの? 月が替わったらどうやって1から連番を振るの?というお話になります。
          新たに、年月単位の通番テーブルを作成して、登録して操作する方法も、あるでしょうが、そんな面倒なことをする必要などないのでは。。。と思います。

          なぜなら、
          条件検索・抽出一覧画面などで、ソート条件で「日付、伝票番号」などダブルで、ソートキーを指定すれば、伝票が、その月に登録された順番に並び表示できるからです。

          システムは、シンプルに作りましょう。 エクセルで、何でも手動で操作する様に作りこまない事です。

          以上です。