マイクロソフトの「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用する。

本日のお題は、Microsoft社の「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用するです。

Accessとは、
「データベース」ではなく、データベース と アプリ(開発環境)が、合体したアプリケーションであることが最大の特徴です。

現役のエンジニアからしてみれば、Microsoft Access なんて枯れた技術オワコンでしょうというかもしれませんが、元々「コンシュマー向け」のアプリで、ちょっとハードルは高いが素人でも開発できる。そして「金」にならないから言っているだけで、中小零細企業で、デカいデータを扱わなければ、「Access」は、まだまだ使える「データスアプリケーション」です。

Microsoft「Access」は、大企業ではなく、中小企業と言うより、経験上、社員数10名から30名くらいの小さな会社でこそ、業務内容によっては、絶大な効果があると確信しています。

何故なら、私は個人で、小さな企業(会社)にお客様になっていただき、現在色々な会社を訪問していますが、働き方改革」以前の問題を抱えていて、生産性が低い状態が続いています。

小さな会社では、コンピューターを使った「システム」開発などに、コストをあまりかけることはできませんが、「Access」などで作成した業務アプリケーションを開発して、ちょっと工夫するだけで、生産性は、大幅に上がると考えます。

うちは、「Excelで十分だ!」とおっしゃる経営者の方で、Excelを使いこなして、ドキュメントをクリエイトできる社員は何人います? ほぼ、1,2人でしょう。

「Access」でシステムを作り、それを利用すれば、ドキュメントを「クリエイトできる能力」のある社員が居なくても、システムのデータを共有して、入力、更新作業もできますので、複数人で、同時に利用することが可能になります。

もっとはっきり言えば、そんなに優秀な社員が居なくても、業務を効率よく動かす事ができるという事です。 「Excel」のスキルなんて要らないという事です。

確かに、データベースを作成する為のアプリケーションで、そこが「EXCEL」と違いますので、ちょっと敷居が高いかもしれませんが、EXCELで「関数」「マクロ」まで埋め込んで操作できる「知能」をお持ちの社員の方が居るなら、全然、問題なく学習できると思います。

関連記事
会社で、Excelを使い、業務データベースを作り、失敗しないで導入するには?

「Excel」を使いこなしている方が居るなら、表計算(Excel)のドキュメントデータを自分でもうクリエイトしているのですから、そのデータをAccessの「表:テーブル」に取り込んで、基本データとして、それを元に「画面」や「帳票」を作成していけばいいだけです。

画面や帳票の作り方なんて、そんなに難しくありません
画面作成用の「ウイザード」もありますので、一から、一つ、一つ、項目を画面や帳票に定義しなくても、ちゃんと表示されますので、後は、自分で、細かなレイアウトの修正を行うだけです。 そして、出来上がったデータベースアプリケーションは、配布するコンピュータにAccessが、入っていなくても、アプリを動かすためだけのランタイム版(修正作業などは一切できませんが)が、各バージョンごとに無料で使用できますので、それを配布すれば、大丈夫です。

Accessには、正規版とランタイム版があります
正規版(有償)
アプリケーションを動作させる機能とデータベースアプリを構築する機能も付いている。

2020年現在では、「Office 365」か、単体でも購入可能です。

ランタイム版(無償):Microsoft社のサイトから、バージョンごとに入手可能。
作成したアプリケーションを動作させるだけの機能で、アプリを編集する機能は無い。

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1.業務用データベースの作成で、Accessをお奨めする訳

そんなに、敷居の高いアプリケーションでは、決してありません。

何故なら、元々、Microsoft社が作成した、一般ユーザーの為の「データベースを簡単に作成するためのアプリケーション」ですので、是非、トライしてみて下さい。

やる気さえあれば、応援いたします。

小さい会社で、やるときに、やらせる時に、問題なのが、誰にやらせるか? です。

すぐやれ!、そらやれ!。。と言っても、経営者自身ができないように、すぐにはできないでしょう。 ある程度できるようになるまで、1年間ぐらい時間が必要でしょう。 つまり、Excelを使いこなしているなら、EXCELのデータをAccessに取り込んで「勉強」させながら、やらせないと、誰もやらないでしょう。

誰か一人、「アプリ開発」ができれば、あとはアプリケーションが動作しますので、EXCELが使いこなせない社員でも、入力して、ボタンを押せば動くようにできますので、パソコンのスキルの低い社員でも、業務さえ分かっていれば使えるのです。

1)EXCELの最大の欠点—–>同時に2人以上で入力・編集が出来ない Excelの限界ですね。

Excelの限界
エクセル(Excel)でも、できるけど?—>同時に2人以上で入力・編集が出来ない

Excelは、ファイル単位でデータを扱っていますので、みんなで同じファイルを同時に使う共同作業(共有)時、Excelは、ファイルを開くと、開いた最初の一人の人しか、書き込めません。ほかの人は、参照のみになってしまいます。

Accessなら、
レコード単位でデータを扱っていますので、ファイル共有している場合でも、レコード(1件分のデータ)が同じでなければ、複数人で、データファイルを開いて、データを更新できます。 ここがデータベースの最大のメリットでしょう。

そう、登録作業の多い作業なら、みんなで分担して、入力作業ができる様になります。

1つのデータベースで複数人で作業ができる。。。。最大のメリットでしょう。

逆に、これを「メリット」と思わないのなら、「Excel」で十分でしょう。

2)タダのデータベース作成アプリもあるけど?

フリーのオフィスソフト「LibreOffice」の中に「Base(ベース)」などのアプリも確かにあります。

タダで使用できるので良いだろうと安易に考えがちですが、「参考書」「サンプルプログラム」などもAccessと比べると、極端に少ないです。覚えるまで、習得するまで、相当の時間がかかります。

フリーのOfficeソフト「LibreOffice」の中にある「Base」のようにタダで使えても、習得するまでの「時間」を考えると、その膨大なコストは計り知れません。 そう考えると、金を出して「Access」を購入したほうが、遥かに安上がりでしょう。

それに比べると、「Access」なら学習する上でも、書籍やサイトでも、情報量は圧倒的に豊富ですので困りません。パッケージの値段も1万円ちょっとです。この値段でデータベースを作成できるのですから、何も問題ないでしょう。

習得するまでの「時間」も「コスト」と考えると、「Access」なんて、安いもんです。

Microsoft Access 2019

■Windows 10対応(※Windows8.1以前のOSでは使用できません。)
使用人数:1人/使用年数:永続/PC使用台数:2台まで使用可能。

「タダ」のデータベース作成ソフトを使うか、有料の「Access」のような作成ソフトを購入するかどうかは、目的次第ですね。

単にお勉強するだけなら「LibreOffice」の中にある「Base」で十分でしょう。

業務用で実際に使用するなら、断然「Access」がお薦めです。

あなたの「能力」と「予算」と「地位」と「コスト意識」は、知りませんので、自分で判断してください。

関連記事
フリーのデータベースソフト「Base(ベース)」についてとデータベースアプリを作成するには。。。

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2.こんな会社にお勧めです。

業者に、丸投げして頼んで、システムを作成すると、かなりの「予算」が必要です。

小さい会社で「金」の無い会社でも、こんな社員がいれば、作成できると思います。
(金も無い、人材も無い、やる気も無いの3無いでは無理ですが。)

1)自分たちで開発する為の最低条件は

「頭」は、悪くてもかまいません。 私のような「頭」でも。。できますので。
■勉強するにあたり、調査・分析できる人(書籍、Webを活用)。
こつこつ、努力できる人(1年間くらい辛抱できる人)。
自分の会社の実業務をちゃんと全部理解できている人。
最終的には、サンプルコードを見て、理解して、VBのコードを組み込める人。
プログラミングの経験は、あまり関係ないと思います

最初から、システムを開発することなど出来ないでしょうから、外部から人を雇って、業務分析をして、何から、どのように初めたらいいか、アドバイスをもらうことです。

作成方法も知っていれば、あくまでも、教えてもらい、自分たちで作れば、「開発費」自体、少なく済むでしょう。

素人でも作成できるデータベース作成ソフトそれが「Access」ですので、やり方をある程度、教えてもらえば、自分たちで、データベースシステムを作成したほうが、安上がりなのです。

なぜなら、システムは完成後に、殆どの場合、修正、機能追加を実施したくなります。 その時、誰もいじれないと、また、業者に頼む必要があり、お金がかかるのです。 これを防ぐ為にも、自分たちで何とかする必要があるのです。

「システム」は、作ったら終わりでは有りませんので。。。。社内でいじれる人が居ないと、機能追加、修正作業で料金がかかってしまいます。これが結構大きいのです。

2)どんな風に運用するのか

本来、Accessは、スタンドアロン(一人で使用する/1台のPC)用のデータベースソフトですが、3~4人程度の人数で、そんなに同時にAccessで作成したデータ ベースファイル(mdb)にアクセスしなければ、LAN(ローカルエリア)環境でファイル共有すれば、複数人で同一のデータベースを利用できます(本当は、サーバーを利用した方が良いが、最初は、LAN上のNASで構築した共有ファイルでいいんです)。

もし将来、業務が、大幅に拡大したら、「SQLサーバー」などの大規模データベースシステムに移行して運用すれば良いので、とりあえずは必要ありません。

Access活用方法 ネットワーク構成

作成した「プログラム」と「データ」を分割して、「データ」のみネットワーク対応のストレージ(HDD)に格納、配置する事で、データを共有する事が出来ます。

システムの配置方法
・Accessで作成したプログラムは、各パソコンにインストール。
・各種データテーブルのみ、一箇所に置いて、そのデータに共有でアクセスする方法になります。

最初は、「SQLサーバー」を搭載したWindowsサーバー用のマシンでなく、
■ネットワーク対応のHDDで十分です。
■安定稼働させたければ、NAS機能の付いたネットワーク対応のHDDです。

関連記事
小規模企業の為の社内LANを構築して活用する方法について

Windows XPでしか動かないC言語か何かで作成した「顧客管理システム」を何とか新しくする方法


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3.Accessを利用した、業務アプリケーション作成で便利な使い方や機能の活用方法について

元々、「Access」は、素人向けの「データベースアプリケーションを作成するためのソフトウエア」です。

データ項目(テーブル)設計さえ、うまくできれば、半分できたも同然です。

もうすでに、「EXCEL」でデータを管理しているのであれば、これをAccessのテーブルに取り込むことが、簡単にできますので、あとは画面と帳票を設計すればいいだけです。

小さな会社でも、システムを構築しようとすると、数百万単位のお金がかかると思いますが、徐々に、自分たちで、優先する機能から構築して行けば、力のかけ具合、人材にもよりますが、1年位でメインのシステムが出来てしまうと思います。

小さな会社で、自社の業務効率を上げて、何とかしたいとお考えの経営者がいらっしゃれば、応援致します。

さあ、これから業務アプリケーションの例や、Windowsも利用した便利な使い方、機能を紹介してゆきます。

4.便利な業務管理アプリケーション 具体例

小さな会社の顧客とその売上を管理する様な「業務」でしたら、よっぽど特殊な業務でない限り、「簡単?」に、下記のようなアプリケーションができてしまいます。

1)顧客管理システム

顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル(データ)を顧客単位に一括して管理する業務に向いている。

CRMと云う考え方です。
Customer Relationship Management (カスタマー リレーションシップ マネジメント)の略で、日本語では「顧客関係管理」または「顧客関係性マネジメント」などと言われています。

プチCRMと云わず、立派なCRMの構築が可能です。事業規模に合わせて、無理せず、構築すれば十分に可能です。

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お客様の履歴が蓄積して行きますので、活用範囲が広がります。

顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル(データ)を顧客単位に一括して管理した画面。

Accessで作成した顧客管理

上記の業務を組み合わせて、システムを作成することも可能です。

例えば、
1)「顧客管理」システムに「売上・請求管理」機能を追加したい。

2)「顧客管理」システムに見積書を多く発行するので、「見積管理、請求管理」機能も追加したい。

3)保守契約者を有する業務の場合、別途、保守契約者専用の管理画面にジャンプさせて画面を表示させることも可能です。

複数業務(管理する物件、見積業務、請求業務など)がある場合、顧客との接点として、この画面を起点にして、各、業務サブシステムを構築してゆくことも可能でしょう。

2)見積・請求管理システムだけで良い場合

同じような内容の見積書を個人個人でパソコンの中に、EXCELファイルとして抱えていませんか?

データベース化するれば、他人の作った見積書も参照できますし、もし同じような見積データがあれば、さっとCOPYして新しい見積書を登録しておく事も可能です。

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上記システムメニューのように「見積書の作成」と「請求書の作成」を用意しておけば、予め「見積書」を作成しておけば、売り上げ確定後「請求書の作成」処理画面で、作成済の「見積書」を読みだして、「請求書」として登録することも可能になります。

「見積書」が通れば —->「請求書」として、すぐに見積書をボタン一つでCOPYして、請求書としてデータを登録することが可能になります。

見積書の作成、印刷画面

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それぞれ社員が、見積を作成して、見積データを共有して、参照してCOPYして、編集して再利用できるようにすると、大変な見積作成作業の効率がアップします。

見積書の印刷プレビュー

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請求書の作成、印刷画面

請求書作成画面

作成済の「見積書」データから、検索して請求書側のデータとして、もってくる機能もありますので、効率的に、見積書から請求書を作成することが可能です。

登録済み見積書の読み出しとコピー 画面

見積書の読み出しとCOPY

色々な条件で検索できますので、便利に見積データを検索できます。

3)売上(販売)・仕入れ管理システム

得意先が複数ある場合は売上管理システムで、顧客別に伝票を集計して、明細、請求書を発行する。
これも売上データを共有すると、複数人で各自伝票入力できます。
経営者でも、毎月の売上を一発で確認できます。

4)在庫管理システム

在庫管理業務用のシステムは、実業務で在庫の管理をするための「ルール」さえ守れない、「いい加減な会社」では、ほぼシステムが機能しませんので、従って必要ありませんが。。。

商品を生産している所から始まる会社の場合は、材料の「仕入れ、購買管理」から始める必要がありますので、結構、大変です。在庫管理だけでは不十分です。

単にモノを仕入れて、在庫を管理して、欠品を起こさないようにするだけなら、そんなに難しく考えなくても、「発注管理」機能まで含めて、在庫管理ができるでしょう。

商品を生産していない会社で、卸売りする在庫を抱えた(アイテム数5000~1万位の)、小規模の業務なら、一番簡単です。十分、機能すると思います。

何が何個、在庫が有るだけでなく、下記のような機能も追加することが可能です。

発注点の管理機能
商品の入庫、出庫を入力して、在庫状況を管理すれば、予め、発注が必要な商品の在庫数量を入力しておけば、現在の在庫数と比較することで、アラームを立てる事が出来ますので、在庫を切らさないようにすることも可能になります。

5.機能の活用事例

1)顧客管理データベースで、Accessの画面から、相手にメールを送信する方法。

難易度順
(1)オートメーション機能を使い、画面データをOutlook経由でメールを自動送信する。
VBの知識が必要です。

(2)オートメーション機能を使い、Outlook送信画面に直接、送信データを貼り付ける。
VBの知識が必要です。

(3)送信データ画面を作成して、クリップボードにCopyして、「Outlook」や「Outlook Express」の送信画面にデータを貼り付ける。
VBの知識がなくても、フォームを作成できれば、実現できます。

2)アクセスの画面から、印刷せずに出力帳票をFAX複合機で、相手にFAX送信する。

社内LAN(ネットワーク)に接続された「FAX複合機」を利用すると、各FAX機メーカーで提供されている無償のアプリなどを利用すると、簡単に、パソコンから、FAXを送信することが可能です。  パソコンにFAX送信用のドライバー(無料で入手可能)をインストールするだけです。

Access_FAX_001

(1)必要機器
・ネットワーク対応のFAX機能付き複合機(オフィス向けのプリンター)
・該当製品のFAX送信用のドライバー(無料で入手可能)
・宛先データ管理用のソフトとFAX宛先データの登録(ソフトはほぼ、どのメーカーでも無料でしょう)。

これは、ある会社の「富士ゼロックス」製の複合機を利用した状況でのお話しですが、リコー、キャノン、東芝などの複合機でも、このような仕組みを構築できるでしょう。

ファックス宛先表管理ソフト(富士ゼロックス)

ファックス宛先表管理ソフト(リコー)

リコーダイレクトFAX 宛先表

予め、このようなソフトを使い、FAXの電話帳を会社名、会社かなめい、電話番号等を複数登録しておくことが可能です。 そして、このファイルを共有フォルダ等に、格納しておく。

(2)送信方法
「Access」で、印刷処理機能を作成して、「印刷プレビュー」で帳票を開くようにする。
印刷を実行するときのプロパティ画面でFAX送信用のプリンタードライバーを選択する。
FAX送信用の画面が表示されて、宛先を選択してFAX送信ができます。

ファックス送信の指定画面(富士ゼロックス)

ファックス宛先表管理ソフトで作成した「宛先表ファイル」を指定しておくと、名前などで検索して、宛先を簡単にセットできます。

上記の例は、「富士ゼロックス」の複合機の場合ですが、リコーやその他の会社の製品でも同じように、パソコンからFAXを送信する為の専用ドライバー、ソフト、宛先表を管理するソフトなど、ほぼあると思いますので、いちいち紙を印刷しないで、相手にFAXをパソコンからダイレクトに送信できます。

上記の「複合機」と「ネットワーク(LAN)」が社内にあれば、予算0円で導入できます。

3)「Access」の処理画面から、出力帳票をPDFファイルとして出力する。

Accessは、PDFファイルはもとより、excelファイルにも、データとして吐き出すことが可能です。

(1)必要ソフト
・PDF出力仮想プリンタードライバー(無料で入手可能です)
・プレビューで帳票を開いて、印刷時にこの仮想プリンターを指定して印刷するとPDFファイルが出力します。

「PrimoPDF」、「CubePDF」のようなフリーソフトで十分です。

ドキュメントを印刷しませんので、プチ ペーパーレスの効果も期待できます。

関連記事
キューブ・ソフトが、無料のPDF作成ソフト「CubePDF 1.0.0RC11」をリリース

4)EXCELで作成した面倒な帳票レイアウトを一発でACCESSのレポートに変換する。

Accessのレポート機能を使い、罫線たくさんの帳票レイアウトを作成するのは、本当に大変な作業です。
何と、「ACCESS レポート&印刷」云う書籍にアプリケーションサンプルが付録のCD-ROMにあり、これを利用すると、面倒な帳票レイアウトでも一発で変換してくれます(涙が出るほど、助かります)。

本当に、細かい罫線の入った帳票を作れないことは無いのですが、このようなアプリがあると、Accessのシステムを開発する時に、本当に助かります。

「ACCESS レポート&印刷」

■VBAのサンプルの記載された書籍が沢山あります。
(アクセス書籍の「Access2002 表現百科」がお奨めの一冊です)

補足説明

参照設定 画面
オートメーション機能を利用する場合、VB Editerを開いて、メニューバーのツールより参照設定画面を開く。
san_sets
EXCEL、Word、Outlookの機能を使用するときは、上記の画面から参照設定を実施します。
そうすると、呼び出したり、利用することができます。

関連記事
第1回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトを使ってみたいと思っている方へ
第2回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトについて
第3回 ACCESS 2007の情報
第4回 ACCESS トラブル対処の情報1
第5回 ACCESSを「ファイル共有」で使用する場合の注意事項
第6回 ACCESS トラブル対処の情報2 「メモリ不足」エラーについて
第7回 ACCESSで Jet 4.0 データベースの動作環境を最適に保つ方法
第8回 Access 2000とMSDEを利用してクライアント/サーバーシステムを構築する
第9回 ACCESS 2010の情報
第10回 Access2000(mdb)からAccess2010(accdb)に変換する

Windows XPでしか動かないC言語か何かで作成した「顧客管理システム」を何とか新しくする方法

「Office 2019」に入っている データベース作成 Access 2019 の新機能について

32Bit版から、64Bit版の「Windows 10」にパソコンごと入れ替えた時に、Office365(Office2016)のAccess2016を使用する場合の注意点。

Access 2013 の新機能とAccess 2013 で廃止、変更された機能とバージョンアップの必要性について

Accessでデータベース作成講座
実際に、Accessでデータベースを作成する方法、手順を記載しています。
第1回 マイクロソフト ACCESSでデータベースを作成するには
第2回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。
第3回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。
第4回 マイクロソフト ACCESS(アクセス)でデータベースを作成 検索・抽出処理
第5回 Access2010でパスワード管理データベースを作成してみよう。
第6回 EXCELで作成した住所録をAccessに取り込んではがき宛名印刷をしてみる。


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コメント

  1. 池田 裕 より:

    Accessの基礎を学んで、次にシステムの構築を目指す時、経験のなさから何か良い解説
    が無いかと思っていた時に出くわしたのが、このサイトです。私の役に立ってくれそうで
    す。

    • GT より:

      池田様
      GTです。
      コメントありがとうございます。

      Accessをこれから学ぶのは、良いですね。

      私も、最初は初心者でした。

      でも、Accessは、Microsoft社の戦略もあり、色々ありますが、最大のメリットは、本屋さんに行けば、参考書も多数あり、習得するなら一番早いと思います。

      WEBデータベースが今は一般的ですが、社内限定の「ローカルネットワーク」で使用するには、ちょうど良いと思います。
      本来は、スタンドアロンで使用するシステムですが、データのみ共有して複数人で、十分使用できます。
      EXCELファイルの場合は共有できても、1人しか書き換えることができませんがAccessの場合、同じレコードでなければ、同時に更新処理ができますので便利です。 
      EXCELで表を管理出来て、関数が理解できれば、VBA(プログラムを組むためのオブジェクト)も理解できると思います。

      貴方の業務に合致するかどうか分かりませんが、「サンプル」にしたいプログラムが必要であれば、無償で提供致します。

      どうか、チャレンジしてみて下さい。