第1回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトを使ってみたいと思っている方へ

「自分でデータベースソフトを作成(開発)してみたい」とお考えの方が、アクセス解析でキーワードを見ると多いですね。 とはいえ、「タダ」のデータベース作成ソフトを使うか、有料の作成ソフトを購入するかどうかは、目的次第ですね。

今回は、マイクロソフト社のデータベース作成ソフト「ACCESS」について記載しましたので、検討資料にして下さい。

・Accessデータベース作成講座は第6回まであります。
・Accessに関する情報記事は第10回まであります。

1冊の書籍には全て掲載されていない、今まで自分が経験した事を踏まえて記載していますので参考にしてください。


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1.目的・機能による選択基準

1)手書きやEXCELの帳票をデータベースから印刷したい程度。

多分、「タダ」で使えるなら、使ってみたいと考えている方が大勢いるのではないでしょうか?
「Base」が有りますよ!。スタンドアロン(PC1台)で使用するなら十分でしょう。

2)複数人で、大量のデータを扱い、集計したり、データ分析まで幅広く活用したい。

「タダ」のソフトでは、限界がすぐ見えてくると思いますので、あまり、お奨めできません。

2.素人が手を出しても、何とかなるデータベース作成用のソフトは、どんなのがあるの?

1)「Base」(ベース) (無料)

オープンソースのオフィススイートソフト「OpenOffice.org 2.0」やStarSuite 8」(スタースイート 8)に、新たに追加されたデータベース機能を有したソフトです。

・WindowsやMacでも使えます。

「Base」の場合、「素人が手を出しても」と云いましたが、Accessと違い、まだ新しいソフトですので、使い方は自分で試行錯誤して覚える必要があり、自分で調べる「覚悟」が必要です。Accessのようにサンプルmdbやサポートサイトが、いくらでも有るデータベースソフトでは有りません。

関連記事
・「Base」についての情報は、下記の当ブログページを参照して下さい。
MS ACCESSとの互換性についても記載しています。
フリーのデータベースソフト「Base(ベース)」についてとデータベースアプリを作成するには。。。

・「Base」でアプリ作成も参考にして下さい。 Baseを初めて使う方用に解説しています。
フリーのデータベースソフト「Base(ベース)」についてとデータベースアプリを作成するには。。。

2)「ファイルメーカー」 (有料)

Windowsやmacでも使えます。
・新版「FileMaker 9」がリリースされました。
http://www.filemaker.co.jp/products/
・下記のサイトから、30日限定の評価版をダウンロードできます。(Win、Mac)
http://www.filemaker.co.jp/support/downloads/index.html#trial

3)「ACCESS」  マイクロソフト社 (有料) 

単体版又は、MS社 Officeの上位バージョンに同胞されています。

この講座は、このAccessを使用して、データベースアプリを作成する為の情報を記載してみました。

Access2013_001


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3.Microsoft ACCESS(アクセス)

1)ACCESSの能力評価

業務で運用する場合、初めから、クライアントサーバー型の「SQLServer」にするか、ACCESS mdbで作るか迷うところです。

どんな形態の業務、どんな運用するのか、開発予算がたくさん有るのか、自社で面倒を見ることができる人間を育てる余裕があるか、で検討する必要があります。

(1)スタンドアロンでACCESSを使用する。

本来は、一人でしか使用しないならこれでOKですが、企業内のネットワークを利用して、複数台のパソコンで、データファイルを共有して使いことも可能です。

(2)Windowsのファイル共有を利用して、ACCESSを使用する。

「データmdb」と「システムmdb」を別々のファイルで管理、運用する使い方です。

スタンドアロンで使用する場合は、データとシステムを一緒に抱え込んでも問題ありませんが、データーを共有したい場合は、データとシステムを分割(別ファイルにするだけです)してリンクを張って使用するのが一番です。

利点
下記の条件で使用するなら、十分とは言えないがコストパフォーマンス的には良いのでは。
データmdbを格納するPCは、できればサーバー的使用状態が理想です(つまり誰も使用していないPC)。
・クライアントPC端末10台位で、同時に使用(データにアクセス)するタイミングが3台~5台程度。
・データ件数 数万件~10万件程度。

欠点
・データmdbを格納しているPCが、「こける(ダウン)」とデータが壊れて読めなくなる恐れがあります。復旧できる場合と、できない場合がありますので、毎日バックアップを自分で取ります。

・データ量(レコード)が増えるとデータベースが重くなります。
原因は、例えばデータ表示画面を開いたとき、データを全件クライアントPCに読み込んできます。
本格的なクライアントサーバー型のデータベースソフトは、問い合わせた1件しか読み込まない処理になっています。(表現が難しいので、分かりやすく言えばですが。。。)

・定期的に、データmdbは肥大化するので、「最適化」する作業が発生します。
保守作業が定期的に発生するので、小さな会社では「誰がやるの?」状態になります。

(3)クライアントサーバー型のデータベースシステムソフト「SQLServer」とACCESSを使用する。

利点 : 「ファイル共有利用」時の欠点をクリアーできます。
欠点 : コストがグンと上がります(ソフトや開発費用)。

2)作成後の保守メンテ、改良作業の発生について(業務で使用する場合)

定型的な業務、見積、請求管理のDBならパッケージソフトのように、そのまま使い続ける事が可能でしょうが、顧客管理業務やデータ分析が必要な業務は、完成後、、修正、変更、改良作業がどうしても出てきます。

なぜなら、「初めから仕様が決まるような業務レベルで仕事をしていない」からです。
もう一つ、ファイル共有で運用すると、データmdbのメンテも必要です。

ですので、「金」も無く、「いじれる」人間が社内にいないと業務がSTOPしてしまいます。
小さな会社で、Accessを使うには、絶対に「いじれる」人間を育てるか、雇うか、外注する必要があります。

素人が「いじれて」、たいへん便利なデータベースソフトですが、能力の無い人間に「やれ!」と言ってすぐに使えるほど、このソフトは「甘くはありません」。最低でも1年くらいは、使いこなす(開発する)のに時間がかかるでしょう。

3)「甘くない」理由を。。最低でも、おぼえる必要のある項目

(1)「リレーショナルデータベース」の概念をまず、理解する。

・デーブル、クエリの概念と設計(一番重要)。
・大げさに言えば、リレーショナルの概念が理解できていないと各テーブルの項目定義ができない。
(Excelで言えば、ある目的のデータの表の定義です)
・これを元に項番2)の作業に行きます。

失敗しないと、理解できないかも知れませんが。。項番2)まで行って、失敗に気づいた時は、項番1)からやり直しです。

元々、EXCELなどで、データを管理している人であれば、テーブルの使い方は、すぐ理解できるでしょう。

(2)フォーム(画面作成)、レポート(帳票作成)の作成方法

・この作業は、難易度は低いが、根気が必要です。一度、同じような機能画面を作成すれば、ある程度、COPYして使い回しがききますので、生産性は、後から上がるでしょう。

・画面や帳票は生成するウイザードがありますので、生成後に1項目ずつ調整します。

・項番1)のテーブルの設計を「誤る」と2)の作業が「グチャグチャ」になります。確実に!

(3)関数、マクロ、VBAのコーディング方法

VBAまでくると、プログラミングの技術です。関数とはわけが違います。

ファイル処理をする場面などでは、どうしても、VBでコーディングする必要があります。一度、作ってしまえば、これも使い回しがききますので、生産性は、後から上がるでしょう。

サンプルの記載された書籍が沢山あります。
(アクセス書籍の「Access2002 表現百科」がお奨めの一冊です)

まとめ
素人で、私の知っている限りでは、このようなことをできる方を知っていますので、決して不可能ではありませんが、少しの「能力」と相当の「努力」が必要でしょう。

さあ、チャレンジしましょう!!!   応援しますよ。
あまり、脅しては、誰もやらなくなってしまいますが。。。。業務で使用する場合は会社から、1年間の猶予をもらいましょう。

分からない時など、何か調べたい時の情報量は、Accessが圧倒的に多いですので、検索エンジンで調査できる能力があれば、ほぼ問題ないでしょう。

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マイクロソフト「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用する。
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第2回 ACCESS(アクセス)データベース作成ソフトについて
第3回 ACCESS 2007の情報
第4回 ACCESS トラブル対処の情報1「mdbが壊れてしまった時」
第5回 ACCESSを「ファイル共有」で使用する場合の注意事項
第6回 ACCESS トラブル対処の情報2 「メモリ不足」エラーについて
第7回 ACCESSで Jet 4.0 データベースの動作環境を最適に保つ方法
第8回 Access 2000とMSDEを利用してクライアント/サーバーシステムを構築する
第9回 ACCESS 2010の情報
第10回 Access2000(mdb)からAccess2010(accdb)に変換する

Accessでデータベース作成講座
実際に、Accessでデータベースを作成する方法、手順を記載しています。
第1回 マイクロソフト ACCESSでデータベースを作成するには
第2回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。
第3回 Accessで、「得意先マスター保守」処理画面を作成してみる。
第4回 マイクロソフト ACCESS(アクセス)でデータベースを作成 検索・抽出処理
第5回 Access2010でパスワード管理データベースを作成してみよう。
第6回 EXCELで作成した住所録をAccessに取り込んではがき宛名印刷をしてみる。


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