お客様の会社で「Microsoft Teams」を使いオンライン会議を実施しましたが感想です。

2020年6月24日、
お客様の会社で「Microsoft Teams」を使いオンライン会議を実施しましたので、その感想です。

Microsoft Teams」とは、WEBを利用したコミュニケーションツールです。
「ZOOM」、「Skype」、「Google Meet」などと同じツールです。

会議の内容は、本社と子会社で運用する「WEBデータベースシステム」の請求管理システムの機能追加と変更の打ち合わせです。 1時間半ほどで終了。

世間では、コロナの影響で、「ズムキャバ(ZOOMを使ってキャバクラ)」が流行っている様ですが、リアルのキャバクラに行ったことは一度もありませんので、なんとも言えませんが、ちょっと経験してみたいです。 多分、「逃げ恥」の「ヒラマサ」君にも受けそうですね。

今回の会議の感想にも記載しますが、「リアル」でないと、どんな状況になるのか? と云う所です。

以前、盛岡市のお客様と、複数回、お互いにiPadで、「フェイスタイム」を使い、1対1で、お互いに顔を見ながら打ち合わせなどをした経験がありますが、いかんせん「雑談」が長くなり、あっという間に3時間くらい経過して、終わると、どっと疲れた経験がありますが、気心がしれた相手と話すと、とにかく話が長くなりますので注意です。


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1.実施するための環境

■会議の人員
本社のシステム課から2名、子会社の経理2名と私の3名で、2拠点のお互いの会議室を使用して実施しました。

1対Nではなく、今回は、1対1の構成での会議です。

■コミュニケーションツール
Microsoftの「Office365」製品を全社で使用しているので、当然、「SOOM」ではなく、「Microsoft Teams」です。

「Microsoft Teams」は、チャットの機能もあり、お客様の会社の仕事のできる女子事務員だけですが、支店間の事務員同士の会話は、「電話」ではなく、チャットで済ませているのです。感心します。

■設備(ハード)
・本社は、パソコンではなく、専用のハードに50インチのテレビと、WEBカメラを接続、多分NTT製のマイク内蔵スピーカー。リコーの電子ボード(これが欲しい)。

・私の居る子会社側は、無線LAN子機を搭載した「Windowsノートパソコン」に、USB接続で、NTT製の遠隔会議用のマイク内蔵スピーカーセット、40インチのテレビ(HDMI接続)とWEBカメラ1台を接続しました。

遠隔会議用マイク・スピーカー R-Talk 950

遠隔会議用マイク・スピーカー R-Talk 950

前々日に、「ノートパソコン」ではなく、「デスクトップPC」でもセットアップしましたが、なぜか?単独のマイク設定やスピーカーの音量設定など、Windowsの設定画面を開いて調整するなど、結構、厄介です。

煩わしい設定を避けるなら、会議システム用のマイク内蔵スピーカーセットが、設定上、面倒くさくなく、大変楽で使いやすいでしょう。

スムーズに実施したいのなら
実施する前日には、セットアップは、そんなに難しいことはないが、お互いに1回くらい、接続テストを実施しておくとベストです。 声は聞こえるが、喋っても向うに聞こえていなかった、へったくれなどが発生しますので事前に済ませておくと、すんなり会議がスタートできます。

■ネットワーク
WAN側のネットワークは、NTTの「仮想VPN」を引いていますので、一応、外部から遮断している状態で、社内は、無線LANルーターもあるので、有線でも無線LANどちらでも接続可能です。

■ドキュメント(打ち合わせの資料)の提示
お互い、オフィス製品を使っていますので、Word、Excel、PDFファイル等、ファイルを開いて、画面上に表示する事が可能になっています。

これも、画面上に表示するのを躊躇う場合や、実際の資料を見せたい場合は、資料自体、相手側にメールで送信しておけば、済むのではないでしょうか。

2.私の立ち位置

まず、断っておきたいことが、私はこの会社の「社員」ではないが、本社システム課の2名とは、付き合いが長く、子会社から電話等でいつも連絡を取っている関係ですが、子会社側の経理の2名とシステム課とはいつも連絡を取り合っていない間柄です。

ここの会社での私の役割は、
インフラエンジニア(ネットワーク、Windowsサーバー)兼、システムエンジニア(私の作ったシステムも稼働中)兼、パソコンの操作方法の先生兼、顧客のデジタルを使用する業務の小間使い(ドキュメント作成)?更に、本社のWEBデータベースシステム(会計処理)で使用するタブレット、スマホ端末の管理なども担当している状態です。

要は、「何でも屋」ですかね。
そうですね、指1本で全システムを停止(ダウン)させることが可能ですが、まだ実施したことはありません。。。。

社員からの質問に答えられない事は、何一つ無いのですが、ほぼ、全員の「性格」、「知能」程度を把握していますので、甘ったれて、依存してくる奴は、冷たくあしらいます。 そんなことぐらい「自分で調べろ!」と、躊躇なく言います。

そうしないと、下らない用事で、自分の仕事ができなくなりますので、注意が必要で、アメと鞭をちゃんと使い分けます。

派遣社員の様に派遣会社にお金を横取りされる事のない、1人、自営業者ですが、テレビドラマの「派遣の品格」の「大前春子」ちゃんの様に振る舞う事も多々あります。

3.感じたこと

メインは、子会社側の経理の人間と、システム側との今回機能追加を実施するに当たる、検討、要望、確認事項などが内容です。

やはり、顔を突き合わせていないと、相手の表情が掴みにくいのです。 ちょっとした、表情の変化、注目度が、分かりずらいのです。

・話し合いですので、お互いの話の内容が、ちゃんと認識されているのか?
・要望を出した時の反応と、ちゃんと理解されたか?

一瞬の判断で、言葉を置き換える必要があるのですが、点々点々になってしまうタイミングがある。

ドキュメントファイルを開いて、画面に表示している時は、なおさら、相手側の様子(画面)が小さくなり、お互いドキュメントが画面に表示されている状態で、もちろん、カーソルも双方向ちゃんと移動するので、ここの部分などと、注意を引くこともできますが、相手の表情を見ながら話せないのが、まどろっこしいのです。

リアルで対面しながら、お話をしている時って、人間は、相手の顔の表情などを無意識にちゃんと観察していて、次に言うべき言葉や態度を予測して選択しているのです。

1)元々、コミュケーション能力の低い人間が、このようなでリモート会議を実施したらどうなうんだろうと考えてみました。

ASD(自閉症スペクトラム症)やグレーゾーンの人達は、相手の様子を感じ取る脳の配線を持ち合わせていないので、相手の表情から色々なことを読み取れなく、元々そのような能力を持っていないので、違和感を感じず、良いのかもしれません。

ジャングルの中で、野生動物(チンパンジーなど)が、瞬時に、自分の居るジャングル周辺の様子(状況)を脳の中に記憶できて、触れ合うことが信頼をかちとることの原動力になっている。
ですが、言語(言葉)を操る人間は、無意識に、目の前に居る相手の様子を観て、予測して行動しているのです。驚いたり、人見知りの人間は、これを予測する能力が低いために、苦手なのです。

幼児期に「人見知り」は有りますが、大人になっている場合でも、よく「人見知り」と言いますが、そうではないでしょう。 トラウマもそうですが、「脳の機能」が発達していなか、機能していない部分があるだけです。

2)やりずらいなと感じた事と必要な能力

方や、人間の場合は、分かりやすく言えば、「無意識に、場の空気を読む事が、正確にできなくなる」事に対する、イライラみたいな、もやっとした感情が湧いてきます。

やはり、会議をするときは、向かい合い、ホワイトボードに説明、まとめを記入して、一同で観て、確認しあい、顔色を見ながら、会議を進めるのが、合意形成を取りやすく良いように思います(ただダラダラと時間だが過ぎてゆく、クソ会議も多々あるが。。)。

ただの報告会なら、会議室にわざわざ集合する必要も無いでしょう。 時間の無駄です。

合意形成を取るための説明、説得など、相手に言うことを聞いてもらいたい時などは、特にリアルの場が大事です。

嫁さんに、お願いする時も、画面越しでは、相手が機嫌がいいのかどうかも、判断するのは難しいでしょう。 相手の感情など無視できれば、対面でなくても良いのですが、そうは行きませんよね。

人間の場合は、サルやチンバンジーと違って、言語を使い、お互いの「共感力」を利用しますので、そこが見えにくいとやりずらくなりますね。

会議を始める時も、初めてだと、お互いに緊張していますので、軽く、冗談を言える仲ならいいのですが、そうでないときは、いきなり業務の話をしないで、軽く世間話から入っていった方が和むのではないでしょうか。。。。

しかし、「ズムキャバ」の場合、女の子が圧倒的に有利です。嫌なことをする奴(客)ならば、即、ポチッと切れば良いだけです。

このように、お互いの立場が違う時、オンライン会議が良い場合と、難しい場合に別れるように思いますが、やったことが有る方、どうでしょう。

・お互いの間柄(信頼関係)
・相手の性格(脳の配線状態)
・自分の性格(脳の配線状態)
この3つを認識できないと、面倒なことになるのは、リアルでも同じですが、オンラインになると、変化するしょうか。

私など、「ズムキャバ」ではなく、「ムズキャバ」状態になりました。

当然の事ですが、
最後、どっちが「議事録」を作成して確認しあうのか、先に決め手おいた方が良いでしょう。
政府も都合の悪いことを決める時、「議事録」を残さない。。。ホントにやることが、サル以下で小賢しいのです。

追記> 6月22日(現地時間)、
Microsoft社が、今年3月に発表したコンシューマー向けモバイル版「Microsoft Teams」アプリの新機能をプレビュー公開したと発表しました。

モバイル版は、ちょと使ったことがないのでなんとも言えませんが、使いやすくなるのは歓迎ですよね。

新機能とは、
これまで別々のアプリで利用していたチャットやカレンダー、タスク管理といった機能を一つに、まとめて使えるようになりに便利になる様です。

アニメーションGIF画像や写真、ビデオ、ドキュメントなどを共有する機能や、待ち合わせのときなどに便利な位置情報を共有する機能も提供される。


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